Party planner: la guida definitiva per chi vuole organizzare feste

Party planner: la guida definitiva per chi vuole organizzare feste

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Ultimamente si sente sempre più spesso parlare della figura professionale della party planner. Merito anche di Real Time, una fortunata trasmissione televisiva che, grazie all’esperienza e alla fantasia delle party planners Virginia Cabrini e Laura Caldarola, ha saputo dare glamour e lustro a quella che fino a qualche anno fa era semplicemente la figura di un organizzatore di feste e di eventi.

 

PARTY PLANNER: LA GUIDA DEFINITIVA PER CHI VUOLE ORGANIZZARE FESTE [Sommario]

 

 

Ma in televisione, si sa, sembra tutto bello e molto facile e sono in tanti a sottovalutare l'importanza di un'adeguata preparazione per essere una vera party planner e saper allestire compleanni, una festa a tema o una festa di laurea, organizzare eventi per bambini, ma anche addio al nubilato e ogni altro momento da festeggiare.

 

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Per essere una brava party planner bisogna avere creatività, capacità organizzativa e voglia di divertirsi lavorando! In questa guida scopriamo, allora, tutti i segreti di questa professione e come farla diventare il lavoro principale.

Chi è e cosa fa una party planner?

party planner

 

Un party planner è un professionista che si occupa di organizzare una festa oppure un evento nei minimi dettagli. Oggi giorno non mancano le occasioni per le quali organizzare una festa. Può essere un compleanno ma anche una comunione, una festa di laurea oppure un'occasione aziendale da voler celebrale.

Il party planner e la party planner si occupano non solo di avere un'idea creativa particolarmente brillante come tema conduttore della festa, ma anche di creare tutti gli allestimenti necessari per riuscire a rendere l'evento un momento unico ed irripetibile.

Ovviamente parte del suo compito è quello di trovare la location più adatta, contattare e scegliere i fornitori per il catering, trovare tutto l'occorrente per l'allestimento e gli addobbi, selezionare il personale che si occuperà di servire ai tavoli durante l'evento e così via.

Tutte le scelte devono essere fatte in base alla tipologia di evento che si festeggia ma anche al gusto, alle esigenze  e all'età del festeggiato.

Un party planner deve avere un'approfondita conoscenza del settore ma anche avere una grandissima creatività in quanto dovrà trovare idee sempre nuove ed innovative per ogni evento.

Per quali eventi rivolgersi a una party planner?

party planner

 

Sono tanti gli eventi per i quali un cliente può decidere di rivolgersi ad un party planner e al giorno d'oggi è sempre più frequente trovare party planner online.

Sostanzialmente sono due le categorie di possibili eventi per i quali si può richiedere l'aiuto di un organizzatore o organizzatrice di feste.

La prima è quella degli eventi privati. Si può contattare un party planner per organizzare una festa di compleanno, soprattutto in quelle date particolarmente significative come sono i diottesimi, i quarantesimi, i cinquantesimi e così via. Un party planner può offrire la sua consulenza per l'organizzazione di una festa di laurea, una comunione, un addio al nubilato o al celibato, una festa di matrimonio.

L'altro grande settore è invece quello delle feste aziendali. Le imprese, infatti, utilizzano l'organizzazione di eventi spettacolari come elemento di immagine e comunicazione. Ovvio allora che si preferisca rivolgersi ad esperti del settore per riuscire ad avere un tipo di evento all'altezza delle aspettative e che ripaghi in termine di brand identity l'investimento fatto nell'organizzazione. In base a queste occasioni diverse con target di riferimento ben distinti il party planner dovrà organizzare degli eventi particolari, unici, creativi al massimo.

Quanto costa una party planner?

 party planner quanto costa

 

È difficile quantificare la spesa che occorre sostenere per farsi organizzare una festa da un party planner. Gli elementi che concorrono a definire il costo finale sono molto vari e complessi. Ad esempio, c'è un'ovvia differenza di costo se si tratta di un evento privato o di uno aziendale. Anche il numero di partecipanti previsto farà lievitare o meno il costo della festa e del party planner così come la complessità dell'idea da realizzare.

Un bravo o una brava party planner, però, riesce ad organizzare una bellissima festa anche con un budget molto limitato. Il costo del party planner cambia anche in base al servizio che viene richiesto. Infatti un costo più elevato è previsto se viene richiesto al party planner non solo l'ideazione del progetto ma anche la supervisione di ogni fase realizzativa.

Un conto, invece, è se il cliente richiede semplicemente la definizione dell'idea perché è alla ricerca di qualcosa di particolare che possa rendere unico il momento da festeggiare, anche senza necessariamente dover ricorrere al party planner per la sua organizzazione complessiva.

Come diventare party planner?

come diventare party planner  

 Ci sono diversi modi per diventare un party planner. Ovviamente occorre una certa predisposizione naturale perché una delle caratteristiche che un party planner deve avere è quello della creatività. Tuttavia la creatività e la fantasia da sole non bastano ma occorre molto di più.

Una strada che si può intraprendere per diventare party planner è quello di iniziare a fare gavetta presso professionisti già affermati del settore. Infatti si tratta di un tipo di lavoro che si apprende sostanzialmente sul campo. Per questo motivo affiancare chi lo fa da tempo e con successo non potrà che essere una fonte di grande apprendimento da parte di chi vuole intraprendere questa strada.

L'alternativa è quella di seguire un apposito corso di formazione in materia. Si tratta di un argomento che negli ultimi anni è diventato sempre più oggetto di corsi professionali in quanto sono in tanti a voler fare questo splendido lavoro.

L'importante è individuare un corso di formazione che sia davvero professionalizzante, in grado di trasmettere non solo la teoria ma soprattutto la pratica e tutti i segreti del mestiere.

Corsi per party planer e event management

party planner corsi

 

Ci sono moltissimi corsi riservati ai party planner. Non essendo ancora una professione giuridicamente decodificata, non ci sono indicazioni precise per le materie che devono essere inserite nel percorso né rispetto al numero di ore complessive.

I migliori corsi di studio per diventare  organizzatori di eventi e party planner sono quelli che prevedono un buon equilibrio fra la parte teorica e quella pratica. Ovviamente quando si tratta di corsi per party planner ed event management non si può non contemplare lo studio del marketing in quanto l'evento per sua natura è un ottimo strumento di comunicazione aziendale.

Anche i prezzi possono essere variabili e passare dalle poche centinaia di euro per i corsi on line fino alle decine di migliaia per i master di alto livello.

Per scegliere il corso migliore occorre verificare che il percorso di formazione dia la possibilità di effettuare degli stage in agenzie specializzate nel settore per poter apprendere l'indispensabile parte pratica. E' importante controllare sempre le aziende nelle quali lo stage si effettuerà così da sapere in anticipo il prestigio di un'esperienza che potrà essere inserita nel proprio cv.

I nomi migliori del settore sono sicuramente quelli di prestigiose università come la Bocconi oppure la Luiss o lo IED, una vera autorità in questo campo.

QUANTO GUADAGNA UNA PARTY PLANNER?

party planner

 

Come è molto variabile il discorso sul costo di un party planner, così ovviamente lo è anche quello per i suoi guadagni. Infatti bisogno considerare molti elementi variabili nella definizione dei guadagni e comunque ogni situazione resta sempre a sè.

Possiamo sicuramente dire che un party planner alle prime armi non realizzerà guadagni elevati, soprattutto se si paragona il guadagno effettivo al numero di ore impiegate per ogni evento.

Discorso diverso si può fare quando si inizia ad avere un certo seguito come party planner e il passaparola riesce a procurare non solo un cospicuo numero di clienti ma anche di livello molto alto.

Quando un party planner riesce a raggiungere l'apice della sua carriera ed organizza eventi importanti per brand di successo nazionali ed internazionali, allora il guadagno per ogni evento può davvero arrivare a cifre incredibili che superano i 20mila euro.

In ogni caso, però, paragonando queste cifre alle ore effettivamente spese per l'organizzazione di ogni evento, comunque non appaiono cifre esorbitanti.

Voglio diventare party planner: Come inizio?

party planner

 

Per iniziare a fare il party planner sicuramente è indispensabile farsi conoscere. In questi casi il passaparola è fondamentale perché un cliente che è soddisfatto del lavoro fatto sicuramente consiglierà il party planner ad amici e parenti. In ogni caso un sito internet e una pagina social almeno su Facebook e su Instagram sono gli strumenti indispensabili per riuscire ad avere i primi contatti con i clienti.

Anche qualche volantino all'uscita delle scuole o delle università o nei punti di maggior passaggio rispetto al proprio target di riferimento possono essere mosse giuste.

Infine si possono stringere accordi con le location nelle quali si pensa di poter organizzare le feste, soprattutto se ci si vuole specializzare nell'ambito delle feste per bambini. Per quanto riguarda l'inquadramento contrattuale, le prime feste possono sicuramente essere affrontate con un contratto di collaborazione occasionale. Se gli eventi da organizzare iniziano ad essere troppi, allora si deve optare per l'apertura di una Partita Iva che abbia come oggetto di impresa proprio l'organizzazione di eventi, a cui viene associato il corrispettivo codice ateco per organizzatori di feste e cerimonie.

Party planner: idee per eventi

party planner idee

 

Ovviamente le idee per un party planner sono la sua più preziosa ricchezza perché sono il vero materiale di scambio e di vendita con i clienti. L'idea per un party dovrà essere tarata in base al target di riferimento per il quale l'evento di organizza. In generale per le feste private vanno bene a qualsiasi età i giochi di ruolo che permettono anche al più timido degli invitati di integrarsi nella festa e divertirsi insieme agli altri.

Un'idea divertente e coinvolgente, per esempio, è quella di riprodurre il Cluedo con personaggi e situazioni ricreate dal vivo, assegnando ad ogni invitato alla festa un ruolo con degli obiettivi da raggiungere dentro ad una storia verosimile.

Se la festa è a tema sarà carino riuscire a proporre un gioco che in qualche modo richiami l'epoca o il tema della festa. Per i più piccoli, invece, giochi brevi per non far calare la concentrazione e tanti piccoli premi per ogni partecipante.

Elemento fondamentale per ogni festa sarà l'accompagnamento musicale che fa sempre da collante in qualsiasi evento.

Attrezzature usate dalle party planner

party planner

 

Le attrezzatura che possono essere usate da un party planner sono tante e tutte ugualmente indispensabili. Ovviamente molto dipende dal tipo di evento che si intende organizzare.

Per gli allestimenti di feste di bambini devono essere indispensabili palloncini, festoni, accessori colorati. Non deve mancare un impianto stereo e diverse play list che possa soddisfare le varie esigenze dei festeggiati e dei loro invitati.

Per gli allestimenti più eleganti, invece, occorrono candele, accessori d'argento e così via. Per quanto riguarda gli allestimenti delle feste a tema, invece, il tipo di materiale cambierà in base all'argomento sul quale la festa si sviluppa.

Ma il vero strumento principale che non può mai mancare è un pc con una connessione ad Internet. Attraverso il pc, infatti, il party planner potrà fare le proprie ricerche per avere un'idea particolare per la festa ma anche trovare i fornitori più giusti per scegliere sempre allestimenti di qualità.

Infine sempre tramite il web potrà fare promozione di se stesso e del proprio lavoro oltre che rispondere alle richieste di informazioni di potenziali clienti.

 

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