Briefing: significato e guida per organizzare la riunione perfetta
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Il briefing è una breve riunione aziendale che ha la finalità di diffondere e discutere tra i partecipanti, spesso designer e creativi, un documento operativo riassuntivo, il brief, utile per seguire istruzioni e direttive per la messa in pratica di un progetto, come per esempio l'organizzazione di un evento o la realizzazione di una campagna di marketing. Quindi organizzare un briefing significa organizzare una riunione di lavoro, cioè un mini-evento aziendale utile per definire il planning di un progetto.
Oggigiorno ricorrere al briefing è una prassi molto frequente anche nell’ambito dell’organizzazione di eventi, proprio per stabilire il planning, le linee guida e i passi da seguire per la realizzzione di eventi di comunicazione come meeting e congressi o anche solo per organizzare un matrimonio.
Ovviamente, però, un incontro così importante deve essere organizzato in ogni minimo dettaglio per assicurare una perfetta riuscita. Cerchiamo allora di scoprire nella guida che segue tutti i segreti dell'organizzazione di un briefing e come muoversi per organizzare la riunione di lavoro perfetta per qualsiasi occasione.
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BRIEFING: SIGNIFICATO E GUIDA ALLA RIUNIONE PERFETTA [Sommario] |
Briefing: significato e a cosa serve
Quando si parla di briefing, e non breefing o brifing, come spesso viene erroneamente scritto, si intende una breve riunione aziendale che viene organizzata per fare il punto della situazione su un particolare aspetto della gestione aziendale, un problema o, in ambito di marketing, per gettare o dibattere le linee guida di un progetto incaricatoci da un committente.
In ogni caso il briefing è un tipo di attività che sempre più spesso è entrata nel quotidiano di ogni lavoratore e che viene organizzata dal capo progetto o dal datore di lavoro stesso per assegnare compiti operativi nel planning di nuovo progetto o comunicare l’andamento di uno già in corso.
Come molte altre parole di derivazione anglosassone anche "briefing" è entrata nell’uso comune della lingua italiana. Il termine “briefing” deriva dall'inglese “to brief” che vuol dire “informare, dare istruzioni”, ma significa anche “riassumere”. Proprio nell'attività del riassumere è racchiuso il significato più profondo del briefing: in un breve lasso di tempo riuscire ad affrontare i punti chiave di un argomento e dettare delle linee operative che saranno la guida del gruppo fino al successivo briefing.
Solitamente in un briefing viene coinvolto un gruppo ristretto di partecipanti, quello che deve lavorare o sta lavorando su un determinato progetto. A presiedere la riunione occorre una persona di riferimento, solitamente il capo progetto. È importante ricordare, infatti, che un gruppo di lavoro per poter funzionare al meglio deve avere al suo interno delle chiare funzioni gerarchiche. Allo stesso modo anche un briefing deve essere strutturato al suo interno con interventi chiari e con un responsabile del progetto capace di essere molto diretto e stimolare i creativi chiamati a lavorare a concentrarsi e fornire interpretazioni efficaci sul progetto stesso, impedendo al caos di prendere il sopravvento nella riunione.
Il briefing ha una durata variabile che, comunque, non dovrebbe mai superare le quattro ore e deve essere strutturato con una scaletta precisa di interventi e di punti da affrontare. Se il briefing ha una durata prevista più lunga, è possibile prevedere a metà della riunione un breve coffee break per rifocillare i partecipanti e consentire di raccogliere le idee prima di affrontare l'ultima parte del meeting.
Tutti gli argomenti trattati, poi, verranno brevemente ricapitolati alla fine del briefing e saranno oggetto anche di un documento conclusivo, il brief, che nelle ore successive verrà distribuito a tutti i partecipanti alla riunione.
Ora che hai ben chiaro il concetto di briefing ti sarà anche facile intuire come l'organizzazione puntuale e precisa di questo tipo di riunione di lavoro sia un passo fondamentale per riuscire ad ottenere i risultati migliori. Gli aspetti da gestire, infatti, sono tanti e tutti ugualmente importanti.
Brief: traduzione e in cosa consiste
Quando si organizza un briefing il documento fondamentale è il brief. Ma in che cosa consiste questo documento che, ovviamente, devi assolutamente imparare a padroneggiare?
La traduzione di “brief” è duplice: significa “istruzioni, direttive”, ma anche “breve”. Il brief, dunque, è un documento riassuntivo che contiene le linee guida e tutti gli elementi che saranno importanti per la prosecuzione di un progetto di marketing per un'azienda o per l'organizzazione di un evento.
Senza questo documento è difficile riuscire a recuperare tutte le informazioni che ti possono servire per un briefing all'altezza delle aspettative.
Il brief deve essere un documento molto schematico, più pensato come un elenco di istruzioni e attività che come un "romanzo" che deve raccontare il progetto o l'evento, in quanto si tratta di uno strumento essenzialmente operativo.
La linea guida di un brief è rappresentata da nove domande chiave a cui bisogna saper rispondere con un alto grado di sicurezza e capacità propositiva, per portare a termine il progetto con successo:
- Chi ci ha commissionato il progetto? Bisogna sapere chi ci ha dato l'incarico di realizzare il progetto o l'evento
- Qual è il progetto? Bisogna sapere cosa ci è stato richiesto di fare
- Qual è l'obiettivo del progetto? Bisogna sapere quali sono le finalità e le aspettative del committente
- Qual è il budget a disposizione? Bisogna avere chiare quali sono le risorse economiche a disposizione e attenersi strettamente ad esse
- Qual è il target del progetto? Bisogna sapere qual è il pubblico a cui ci si rivolge
- Che "tono di voce si sceglie"? Bisogna capire come deve essere veicolato il messaggio che faccia riferimente al brand tramite slogan, immagini e suoni.
- Dove bisogna intervenire per realizzare il progetto? Bisogna conoscere quali sono gli aspetti su cui operare
- Quali sono i tempi per la realizzazione del progetto? Bisogna sapere quando è il momento giusto per intraprendere determinate azioni
- Come bisogna agire? Bisogna avere un planning chiaro di come deve svilupparsi tutto il progetto
Quando il progetto viene commissionato da un cliente bisogna essere capaci di seguire le linee guida senza però rinunciare ad essere propositivi, avanzando idee alternative nel planning che porterebbero migliori risultati. Se si è capaci di motivare dettagliatamente le nuove proposte il cliente si convincerà più facilmente della vostra professionalità e contribuirà ad aumentare notevolmente la vostra visibilità e credibilità professionale in caso di reale successo.
Il brief viene supervisionato dal capo-progetto o dal responsabile dell'area che verrà coinvolta nel briefing: una sua supervisione sul progetto finale sarà la garanzia di aver colto tutti gli obiettivi che la riunione di lavoro si prefigge di raggiungere.
Se riuscirai a realizzare un buon brief avrai cominciato a costruire l'ottima riuscita del progetto o dell'evento e nel post-evento o quando è terminato il progetto sarà possibile fare valutazioni positive negli incontri di debriefing. Per approfondire l'argomento ti consigliamo di leggere l'articolo interamente dedicato al brief.
Come organizzare un briefing
Come avrai potuto fin qui notare, il briefing è un evento a tutti gli effetti che deve avere un'organizzazione precisa, scandita punto per punto. Ma come puoi fare per iniziare ad organizzarne uno di successo? Il primo consiglio che ti do è quello di dotarti di un efficiente crono-programma. Si tratta di una sorta di calendario che consente di avere sempre sott'occhio, giorno dopo giorno, tutte le attività che vanno organizzate.
Il primo passo per la gestione di un briefing è conoscere la data, la durata e il numero di partecipanti. Questi dati ti permetteranno di scegliere anche la location ideale e scoprire come dovrai strutturare l'evento.
Una volta che hai questi dati devi far partire le mail di convocazione dei partecipanti. È importante che la convocazione sia fatta nei tempi giusti perché occorre dare a tutti la possibilità di organizzare la propria giornata lavorativa in base ai propri impegni e alle priorità lavorative del periodo. Probabilmente, poi, ogni partecipante alla riunione dovrà prepararsi e presentare del materiale, quindi si deve dar loro un po' di tempo per gestire il tutto agevolmente.
Assicurati di avere conferma da parte di tutti i partecipanti così da sapere con certezza quanti saranno gli ospiti della tua riunione. Fatte queste attività preliminari, devi occuparti della location e prenotare la sala riunioni della tua azienda oppure scegliere una location esterna.
Sia per la location che per il catering è importante poter valutare almeno tre preventivi prima di individuare quello più in linea con le proprie esigenze. A tutti i partecipanti, poi, verrà distribuito durante la riunione del materiale informativo. Di solito è il capo-progetto che si occupa di realizzare il materiale ma può accadere che venga chiesto a chi si occupa dell'organizzazione di organizzare il materiale informativo in una veste accattivante e più in linea con gli obiettivi della riunione.
Quando il briefing avviene all'esterno, è importante che all'ingresso della sala sia presente un desk di registrazione che permetta ai partecipanti di lasciare il proprio nominativo che ricevere la mail riepilogativa dei lavori della giornata ma anche agli organizzatori di verificare la presenza di tutti i partecipanti alla riunione di lavoro. Infine, al termine dei lavori, devi occuparti della preparazione e dell'invio dell'email riepilogativa delle decisioni prese durante la riunione.
Dove organizzare un briefing o una riunione di lavoro?
Uno degli aspetti fondamentali da prendere in considerazione quando si organizza un briefing è quello della location.
Generalmente un briefing viene organizzato durante la settimana, in una giornata lavorativa, quindi la location scelta svolge un ruolo fondamentale perché deve essere comoda per contenere tutti i partecipanti ma anche raggiungibile e, se la riunione prevista è di breve durata, deve essere vicina al luogo di lavoro o all'ufficio. Uno dei compiti più importanti che dovrai affrontare, dunque, è proprio l'individuazione del luogo migliore per organizzare la tua riunione di lavoro.
Se il briefing che devi organizzare avrà una breve durata - diciamo fra l'una e le tre ore - la scelta migliore è quella di organizzarla all'interno dell'ufficio, a patto però che il numero di partecipanti e la disponibilità di una sala siano adeguati. In questo modo, infatti, si darà la possibilità ai partecipanti di allontanarsi dalla propria scrivania il tempo necessario per partecipare alla riunione, tornando al lavoro subito dopo.
Se i partecipanti al briefing, però, sono troppi o se in sede aziendale non sono previste sale riunioni, allora l'unica soluzione è quella di trovare uno spazio esterno adeguato. Di solito si preferiscono hotel con sale per meeting oppure spazi di co-working che ormai sono presenti in qualsiasi città. Con una semplice ricerca su Eventonic.it potrai individuare quelli più vicini all'ufficio e contattarli per richiedere costi e disponibilità.
La scelta ricadrà poi su quello che presenta le tariffe migliori e gli ambienti più adeguati. Qualunque sia la sede scelta, poi, occorre verificare che sia dotata dell'attrezzatutra necessaria per consentire ai partecipanti alla riunione di svolgere il proprio lavoro nel modo più agevole possibile.
Quando il gruppo di lavoro è piccolo, si preferisce una sala che offra un tavolo ovale attorno al quale si siederanno i partecipanti. Quando invece il gruppo è più nutrito, è forse maggiormente adatta una sala con la platea e le sedie a ribaltina che consentano un comodo appoggio per scrivere e prendere appunti. Non deve poi mai mancare un ottimo impianto audio, un video-proiettore e possibilmente la L.I.M. (lavagna interattiva multimediale).
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Catering per briefing aziendale
Che il briefing aziendale sia breve o più lungo, è buona consuetudine prevedere la presenza di un catering per offrire una piccola pausa ai partecipanti alla riunione di lavoro.
Anche la scelta del catering è importante e deve essere fatta secondo determinate regole. La prima e più importante scelta è quella che riguarda la tipologia di buffet da offrire ai partecipanti.
Quando una riunione è breve, la consuetudine è quella di offrire un piccolo coffee break che garantisca una pausa non più lunga di una trentina di minuti. Un coffee break prevede l'offerta di caffè e altre bevande calde e fredde come succhi di frutta oltre a piccola pasticceria, cornetti, brioche e altri prodotti da forno dolci. Il coffee break è adatto sia ad una riunione in orario mattutino che pomeridiano.
Se invece la riunione è più lunga, allora si può pensare ad un lunch oppure un brunch. Si tratta di veri e propri pranzi a buffet che prevedono l'offerta di poche pietanze salate, spesso presentati scegliendo la soluzione ideale del finger food. Solitamente i piatti più adatti per queste occasioni sono paste fredde, piatti di carne altrettanto fredda, salumi e formaggi, piccola selezione di dolci. Il buffet deve essere composto da pietanze semplici da mangiare anche in piedi e non troppo pesanti per agevolare la ripresa dei lavori al termine del break. Anche nel caso della scelta del catering a determinare la preferenza sarà l'ottimo rapporto tra la qualità e il prezzo.
Il consiglio che posso darti è quello di contattare diversi catering che possano presentarti dei preventivi chiari e trasparenti da valutare. Assicurati che i preventivi prevedano anche il menù proposto. Se decidi di organizzare il briefing presso una struttura esterna, solitamente ti verrà offerto anche il catering in quanto queste strutture hanno dei loro fornitori preferenziali. Non è una scelta obbligata, però, quindi è comunque consigliato farsi fare diversi preventivi per scegliere quello più conveniente. Infine se la riunione di lavoro ha una durata di otto ore, allora i momenti di break dovranno essere necessariamente tre: quello a metà mattinata, il lunch/pranzo e un ultimo break nel pomeriggio.
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Quanto costa organizzare un briefing?
Il costo dell'organizzazione di un briefing è molto variabile poiché dire briefing vuol dire utilizzare un termine generico per indicare una riunione di lavoro che ha tutte le caratteristiche di un evento ma che è strettamente legato al numero di partecipanti coinvolti e alla sua durata.
Infatti un conto è organizzare un brief di un paio d'ore all'interno della propria azienda per dieci partecipanti, sfruttando magari una sala riunioni che si trova nell'ufficio stesso. Un altro conto, invece, è quello di organizzare una riunione di lavoro per 50 persone della durata di 8 ore. Questo secondo caso prevede non solo un'organizzazione maggiore ma anche una spesa più corposa.
Conoscere il budget che hai a disposizione per organizzare il briefing sarà anche un modo per riuscire a tarare il tuo evento che ti permetterà di capire le voci di spesa che puoi affrontare.
Genericamente, comunque, per il catering di un coffee break devi considerare una spesa di almeno 10/15 euro a testa. I costi salgono se occorre organizzare un lunch, ovviamente. In questi casi la spesa parte almeno da 25/30 euro a persona per le soluzioni più basic.
Solitamente il catering si occupa anche di mettere a disposizione il personale di servizio. In caso contrario, si deve preventivare una spesa aggiuntiva di almeno € 100.
Per quanto riguarda la sala, invece, una soluzione interna sarà a costo zero. Affittare un'aula esterna, invece, ha un costo variabile in base ai metri quadrati e alla capienza. I costi variano anche da città a città. Infine per i briefing più importanti e con la presenza di un numero maggiore di persone si deve considerare anche la presenza di una o più hostess che si occuperanno di accompagnare i partecipanti alle loro postazioni.
Ricordati, infine, di conservare le ricevute di ogni spesa sostenuta perché - come accade per ogni progetto che prevede l'organizzazione di un evento - occorre rendicontare tutte le spese affrontate.
