Debriefing: cos'è, a cosa serve e come si fa

Debriefing: cos'è, a cosa serve e come si fa

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Se lavori in un'azienda ti capiterà sicuramente di sentir parlare spesso di debriefing in relazione a un progetto, un evento di formazione o un team building. Possiamo definire il debriefing come il processo di analisi inversa nella chiusura di un progetto che aiuta a verificare il raggiungimento degli obiettivi e le criticità del progetto intrapreso. Questo processo ci aiuta a riconsiderare la lista degli impegni e a verificare la loro corretta applicazione e accettazione, il che rappresenta un grande vantaggio sia per il team di progettazione che per il cliente coinvolti e sapere quali obiettivi stiamo adempiendo e se andiamo sulla strada giusta.

Debriefing è un termine che deriva dall'inglese e fa riferimento ad una pratica militare che prevedeva il fare rapporto alla fine di ogni missione. L’Oxford Dictionary, infatti, traduce debriefing come "un incontro per interrogare qualcuno, in genere un soldato o una spia, su una missione o un'impresa compiuta". Il significato di debriefing secondo il Cambridge Dictionary non si riferisce solo all'ambito militare ma apre all'ambito lavorativo: "un incontro che ha luogo per ottenere informazioni su un particolare lavoro che è stato completato, ad esempio su cosa è stato fatto con successo e cosa no".

Quindi, in che cosa consiste esattamente il debriefing e come si può organizzare e gestire nel modo migliore? Eccoti una breve ma esaustiva guida.

 

DEBRIEFING: COS'È, A COSA SERVE E COME SI FA [Sommario] 

Debriefing: cos'è e a cosa serve

Debriefing: cos'è e a cosa serve

 

Il debriefing è uno strumento di apprendimento esperienziale rapido e potente per migliorare le prestazioni del team. Durante un debriefing, i membri del team riflettono su una recente esperienza, discutono su cosa è andato bene e identificano le opportunità di miglioramento. Allo stesso tempo tentano di costruire una comprensione comune (ad esempio: Sulle sfide del lavoro, le responsabilità dei membri del team, il modo migliore per gestire una situazione) e stabilire accordi per garantire il successo futuro.

Un debrief può essere condotto dopo qualsiasi esperienza di squadra. Per esempio è molto utile nei seguenti casi:

  • a conclusione di un turno di lavoro, riunione o evento di formazione;
  • in qualsiasi momento durante un progetto;
  • o dopo qualsiasi "azione" di gruppo.
  • I debriefing possono essere utilizzati anche come follow-up per la leadership o la formazione di gruppo o come strumento di apprendimento esperienziale autonomo.

I debriefing richiedono poca pianificazione e possono essere condotti periodicamente per promuovere l'apprendimento di team e leader, aiutare un team a rimanere in pista e assicurare che funzioni in modo efficace.

Tutti i membri del team possono partecipare a un debriefing, che può essere condotto dal leader del team o da un facilitatore, consulente, coach o formatore.

Il debriefing, specie nel settore del marketing è la fase finale di un processo che può essere schematizato in questo modo:

  • brief:  cliente → agenzia
  • brainstorming: interno all’agenzia
  • proposta: agenzia → cliente
  • debriefing: cliente → agenzia

Per conoscere meglio le caratteristiche di questa dinamica rimandiamo all’approfondimento che abbiamo scritto sul brief, dove affrontiamo più dettagliatamente le fasi di questo processo.

Debriefing: punti essenziali

Debrief: punti essenziali

 

I punti più importanti di un debriefing sono:

  • Approccio e accordi sul progetto per avere chiari gli obiettivi.
  • Revisione dell'elenco degli impegni e dei risultati fissati in fase di briefing, al fine di verificare la sua ricezione e accettazione.
  • Relazione delle azioni da svolgere, analisi e miglioramenti futuri per il progetto.
  • Valutazione per vedere dove siamo arrivati. 

Questi aspetti generano un'iterazione necessaria per lo sviluppo finale che renderà il prodotto, il servizio, la campagna o il progetto adatti il ​​più possibile alle esigenze del cliente e del mercato.

Il debriefing quindi ci dà la possibilità di tornare indietro e vedere cosa non abbiamo fatto, cosa abbiamo sbagliato o cosa abbiamo fatto meglio. Ci consente di incorporare nuove prospettive e suggerimenti per gli sviluppi successivi di nuovi brief, stimolando ulteriormente la forza creativa del gruppo.

Domande da fare in un debriefing

Domande da fare in un debriefing

 

Durante un debriefing la squadra dovrebbe rispondere alle seguenti domande:

  • Il brief era chiaro?
  • I ruoli e le responsabilità di ognuno sono sati compresi in maniera chiara?
  • Il gruppo ha mantenuto sempre in mano la situazione avendo coscienza di ogni passo seguito?
  • Il lavoro è stato distribuito equamente tra tutti i membri del gruppo?
  • È stato necessario chiedere assistenza o qualcuno si è offerto a dare assistenza al gruppo?
  • Sono stati commessi errori? Di che tipo? Gravi o facilemnte risolvibili? Hanno fatto perdere tempo? Quanto tempo si è perso a causa degli errori?
  • Si sono presentati ostacoli all’avanzamento del progetto? Sono stati superati? Come?
  • Le risorse a diposizione (umane, economiche, tecniche, ecc…) erano sufficenti?
  • Che cosa è sicuramente andato bene?
  • Cosa bisogna migliorare? In che modo?

Debriefing per team building

deabriefing per team building 

 

Il debriefing si lega strettamente anche all'attività di team building ma anche alla formazione esperienziale. Dopo una giornata trascorsa, ad esempio, fra fornelli o dopo un team building in barca a vela per cementare lo spirito di gruppo e imparare a lavorare insieme, il debriefing è il momento in cui si tirano le somme e si commentano gli obiettivi raggiunti.

Di solito una sessione di team bulding viene organizzata quando in un gruppo di lavoro ci sono difficoltà di comunicazione e di coordinamento oppure quando la squadra è composta da elementi che non hanno mai lavorato insieme e si vuole rafforzare lo spirito di gruppo. Applicarsi insieme ad un'attività molto distante da quella quotidiana, infatti, permette di rodare certi meccanismi e migliorare i rapporti tra le persone.

Ovviamente un team building non avrebbe molto senso se non fosse seguito da un momento di debriefing nel quale si fanno emergere eventuali difficoltà, si analizzano i punti critici della giornata ma anche quello che ha funzionato particolarmente bene. Si può quindi definire il debriefing un momento di confronto fra tutti i partecipanti al quale, però, deve sempre essere presente un mediatore che sia in grado di guidare i partecipanti ad un confronto costruttivo che faccia comprendere i minus e i plus del gruppo di lavoro.

L'obiettivo secondario, poi, ma non meno importante è quello di individuare delle soluzioni alternative per le risoluzione delle problematiche e dei conflitti fra i membri del gruppo.

Di solito il debriefing si svolge mettendo i membri del gruppo in cerchio, proprio per eliminare qualsiasi distinzione e gerarchia fra i partecipanti alla sessione. Il mediatore è sempre posto in posizione esterna al cerchio così da non influenzare la discussione.

debriefing per team building: il mediatore

 

DEBRIEFING PER TEAM BUILDING IL MEDIATORE

 

Ovviamente per svolgere un debriefing occorre che siano presenti tutti i partecipanti al gruppo. Solitamente si tratta di un gruppo di persone il cui numero può variare dai cinque ai venti. Un numero maggiore sarebbe controproducente e potrebbe compromettere la buona riuscita del team building e del relativo debriefing. Un'altra figura che non può mancare è quella del mediatore.

Questo attore del debriefing ha un compito molto delicato. Innanzitutto non deve aver partecipato attivamente al team building e deve comunque essere una persona che non fa parte dell'azienda o del singolo gruppo di lavoro. Il suo ruolo deve essere super partes e deve occuparsi di stimolare la discussione e il confronto fra i membri del gruppo, cercando di mantenere sempre i toni bassi quando tendono a farsi troppo accessi.

Quando scegli il mediatore che prenderà parte all'evento, ricordati di sceglierlo con determinate caratteristiche. In particolare deve ovviamente avere delle ottime doti di mediazione ma anche essere in grado di coinvolgere tutti i partecipanti del gruppo.

Le domande che porrà devono essere mirate, quindi il mediatore deve avere anche una certa sensibilità nel comprendere lo spirito del gruppo. Infine deve avere propensione all'ascolto e non deve giudicare.

Domande in un debriefing per un team building?

 

DEBRIEFING PER TEAM BUILDING

 

Durante un debriefing successivo ad un’attività di team building, il compito del mediatore è quello di stimolare la discussione ponendo ai partecipanti una serie di domande che dovranno innescare il confronto. La scelta delle domande è molto importante perché porre quelle sbagliate può inibire la discussione fra i partecipanti al gruppo oppure addirittura non far emergere i punti critici del lavoro di squadra. Eccoti, allora, una serie di domande suddivise in base all'obiettivo che vuoi raggiungere per riuscire a dar vita e vivacizzare un confronto costruttivo dopo un team building:

La batteria di domande può iniziare con qualche spunto generico sull'andamento della giornata:

  • Qual è la tua impressione sull'esperienza di oggi?
  • Ha rispettato le tue aspettative? Cosa è andato bene e cosa male?
  • L'obiettivo della giornata e le regole per svolgere l'attività ti sono state chiare fin da subito?

Si può, poi, passare a qualche domanda sul gruppo:

  • Come ti sei trovato con i tuoi compagni di squadra?
  • Quali momenti critici avete affrontato e come li avete superati?
  • La squadra ha svolto bene il suo compito?
  • C'è stato qualcosa che poteva essere fatto meglio?

A questo punto ad ogni singolo partecipante deve essere rivolta qualche domanda che spinga alla riflessione:

  • Come è stato il tuo comportamento nei confronti degli altri colleghi?
  • Hai avuto speranze o paure nei confronti di questa attività?
  • Potevi comportarti in modo diverso rispetto a quanto hai fatto?

Infine ci deve essere spazio per i buoni propositi:

  • Cosa hai appreso durante questa esperienza?
  • Come è migliorato il tuo rapporto con i colleghi?
  • Pensi di riuscire ad applicare ciò che hai appreso oggi nella tua attività professionale quotidiana? Se sì, come?

debriefing creativo

 

DEBRIEFING CREATIVO

 

Il debriefing può anche essere creativo? In pratica si può elaborare un documento come promemoria di tutto quello che viene appreso durante il team building e nella realizzazione della discussione che ne segue. Realizzare, infatti, un documento di sintesi aiuta a fissare i concetti e a somatizzare gli insegnamenti appresi nel corso dell'attività.

L'uso della creatività in tal senso, poi, permette di elaborare ancora meglio i concetti della giornata. Si può chiedere ai partecipanti, quindi, di rappresentare con una metafora ciò che è successo nel corso della giornata ma anche immaginare attraverso un collage, un disegno, un racconto quello che sarà il lavoro del gruppo alla luce dei punti di forza e di debolezza che sono emersi nella giornata di team building. Ovviamente per una maggiore efficacia deve essere necessariamente gestito da un mediatore che abbia competenze specifiche nel settore di riferimento.

Dove svolgere un debriefing

DOVE SVOLGERE UN DEBRIEFING

 

Il luogo nel quale svolgere un debriefing non ha un'estrema importanza sui risultati finali di questa attività. Ciò che conta principalmente, infatti, è il clima che si deve instaurare durante una seduta di debriefing nonché la bravura del mediatore nello svolgere il suo ruolo. In ogni caso qualche indicazione di massima si può dare. Se devi organizzare un debriefing al termine di una giornata di team building per praticità potrai farlo eseguire direttamente dove si è svolto anche il team building.

Basta, infatti, solo una saletta o un'aula nel quale contenere tutti i partecipanti nonché una sedia a testa per ogni membro del gruppo. Può essere utile anche la presenza di una lavagna per fissare i concetti più importanti e i punti salienti emersi nel team building. Se si decide di effettuare qualche esercizio per migliorare lo spirito di gruppo può essere ad esempio utile avere un pochino di spazio in più. Fra gli esercizi che si possono svolgere ci sono ad esempio quello di scrivere un volantino pubblicitario oppure creare tutti insieme una scenetta e così via. Se lo desideri, puoi fornire ai partecipanti al gruppo tutto il materiale idoneo per organizzare il lavoro di gruppo.

In alcuni casi il debriefing è considerato talmente importante per un’azienda che si decide svolgerlo in una location d’eccezione. La terrazza panoramica o il giardino di una villa, gli spazi rustici di un agriturismo o una casa rurale o una location con piscina dove alla fine tuffarsi tutti insieme sono scelte che fanno la differenza per un debriefing efficace.

 

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