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Come organizzare un evento

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Scarica gratis la guida di Eventonic in pdf: Come organizzare un evento: 12 passi fondamentali.

Come organizzare un evento? Da dove comincio? Anche tu ti troverai con questo dilemma se non sai come organizzare un evento aziendale o una cerimonia.

Un quesito che si pone anche chi non deve organizzare un matrimonio o un congresso, ma, solo per fare qualche esempio, vuole sapere come organizzare eventi per bambini, organizzare un evento in negozio o, chissà, sta cercando di sapere come organizzare un evento di beneficenza. Addirittura c’è chi vuole informazioni su come organizzare un evento musicale o un’ottima cena d’impresa.

Insomma le circostanze possono essere diverse, ma ci sono dei passi fondamentali che chiunque deve rispettare se si sta chiedendo come organizzare un evento.

 

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   COME ORGANIZZARE UN EVENTO [Sommario]

Come organizzare un evento: 12 passi fondamentali

In tutti i casi, prima di dare il primo passo, devi aver chiari due punti chiave:

  • L’obiettivo dell’evento: perché devi organizzare un evento? Questo è il fattore alla base dell’organizzazione. Devi avere un’idea chiara del motivo per cui  ci si mette all’opera e conoscere bene i tuoi obiettivi per compiere scelte adeguate che soddisfino te e i tuoi invitati.
  • Il budget: di quanti soldi disponi e quali sono le tue priorità di spesa? Pianificare un evento piú costoso del budget a disposizione è un lavoro molto difficile e ti espone al rischio di non accontentare gli ospiti, al pericolo di fallire i tuoi obiettivi e ti farà avere una cattiva fama come organizzatore. Quindi anche in questo caso devi sapere bene quanti soldi puoi spendere e, in base ai tuoi obiettivi e al carattere che vuoi dare al tuo evento, che parte del budget complessivo devi investire per ognuno degli aspetti che dovrai curare.

Quando lo scopo dell’evento e le risorse a disposizione sono ben definite pensa a altri due punti chiave per l’organizzazione di ogni evento:

  • Decidi una data: che periodo dell’anno e che giorno sono i piú adatti all’evento? Prendi in considerazione alcuni fattori come, per esempio: la stagione, e quindi la temperatura e la lunghezza delle giornate; il giorno della settimana, per esempio se è preferibile un giorno lavorativo, un prefestivo o un festivo a seconda del tipo di evento che vuoi; l’orario di inizio e di fine.
  • Pensa chi sono gli invitati e calcolane il numero: chi sono i tuoi ospiti, o nel caso di alcuni eventi d’impresa, chi sono i tuoi clienti? Nell’organizzazione della maggior parte di eventi conoscere bene il proprio pubblico è di fondamentale importanza per avere successo. 

Quando anche questi dati sono chiari passa alla ricerca delle strutture e dei fornitori di cui hai bisogno:

  • Cerca una location adeguata all’evento e ai tuoi ospiti. Qui ti devi preoccupare di scegliere il posto ideale per la buona riuscita del tuo avvenimento. Per esempio, cerca una villa storica o un castello se vuoi immergere i tuoi ospiti in uno scenario da sogno; preferisci un buon ristorante per cerimonie se ti interessa che i tuoi invitati facciano un ottimo pranzo; cerca un locale o una sala per feste se li vuoi far ballare; o opta per una location con giardino e piscina per un aperitivo di benvenuto o una cena all’aria aperta. 

 

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Insomma, se sei arrivato a questo punto è perché hai già chiaro qual’è il tuo obiettivo e che budget hai a disposizione. Non ti resta che valutare tra varie opzioni quella che fa al caso tuo.

Se la location non provvede al mangiare:

  • Cerca un catering per eventi o uno chef a domicilio. Organizzare un catering è un lavoro complesso. Se il budget che hai a disposizione te lo permette meglio affidarsi a dei professionisti del catering e banqueting che lavorano per creare l’atmosfera perfetta a tavola per i tuoi ospiti.

 

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Una volta risolti i dubbi su quale location o quale catering scegliere per organizzare un evento indimenticabile, pensa a trovare tutto ció di cui hai bisogno, incluso l’intrattenimento. Mettiti alla ricerca di:

  • Fornitori
  • Animatori e musicisti per eventi
  • Altri professionisti e fornitori di cui puoi aver bisogno

Finalmente penserai a come dare seguito all'avvenimento e come condividerne l’esito una volta concluso. Cercherai qualcuno che si adegui al tuo evento tra:

  • Fotografi per eventi
  • Videomaker

 

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come organizzare un evento in 12 passi

 

O, nel caso in cui vuoi sapere come organizzare un evento di grandi dimensioni e con finalità di marketing ti potrai affidare a un Social Media Manager per gestirne la promozione per tutta la sua durata e anche oltre.

I passi elencati finora, ti saranno utili per avere chiaro come organizzare eventi di ogni tipo, anche se ogni momento speciale ha delle sue caratteristiche proprie e prevede delle variazioni organizzative. Ovviamente non basta questo per sapere come diventare organizzatore di eventi, ma di sicuro seguire queste fasi ti prmette di essere sul buon cammino per avere soddisfazione e successo.

Se preferisci affidarti a dei professionisti esperti puoi rivolgerti a degli organizzatori di eventi che con esperienza e professionalità pensano a tutti il necessario per la tua festa, la tua cerimonia o il tuo evento aziendale. Generalmente event planner e wedding planner curano ogni dettaglio, dalla scelta della location alla gestione del budget e della comunicazione dell'evento, dalla ricerca del catering più adatto alle tue esigenze alla scelta di fornitori e professionisti necessari per realizzare un evento di successo.

 

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Vediamo nel dettaglio alcuni esempi su come organizzare eventi di diversa tipologia.

COME ORGANIZZARE UN EVENTO IN NEGOZIO

Se hai deciso di organizzare un evento nel tuo negozio, non hai che l'imbarazzo della scelta! Questo tipo di evento può nascere per vari motivi: l'avvio dell'attività e una campagna promozionale sono tra i principali. Organizzare un evento all'interno del negozio richiede molta fantasia e organizzazione.

Abbiamo analizzato in un altro articolo tutti i dettagli sull'inaugurazione di un negozio. Vediamo ora come organizzare un evento in negozio per farsi pubblicità.

È importante sapere che i punti vendita oltre a vendere devono anche offrire un’esperienzia di aquisto memorabile. Per questo motivo devi considerare il tuo negozio anche come un canale di comunicazione con i tuoi clienti, per aumentare il loro grado di soddisfazione, per attrarne di nuovi e in questo modo aumentare le vendite. Una buona maniera per intrattenere i tuoi clienti e renderli fedeli alla tua marca è quella di organizzare eventi nel tuo negozio.

A questo punto ti starai chiedendo: quali sono i passi da seguire per organizzare un evento di successo nel mio negozio? Vediamoli insieme.

Individua target e obiettivi

Prima di tutto devi pensare al tuo target di riferimento: cosa vendi nel tuo negozio? Chi sono i clienti maggiormente interessati ad acquistare i tuoi prodotti? In base a questo devi stabilire quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere con l'evento, perché ti permette di capire quali possono essere le aspettative di chi partecipa all'evento.

Il primo passo, dunque, è chiederti: che cosa voglio ottenere con l’evento? Per esempio, i motivi per cui dovresti organizzare un evento in negozio sono:

  • Fare pubblicità e dare piú visibilità al tuo negozio e fare in modo che sia piú conosciuto e ricordato
  • Incrementare le vendite
  • Far conoscere un prodotto o un servizio nuovo
  • Aumentare la base di dati dei clienti per poter inviare loro offerte e promozioni
  • Fidelizzare i tuoi clienti

Se noti, ognuno di questi motivi è strettamente legato agli altri. Ovviamente, l'organizzazione dell'evento dipende anche dal budget che vuoi destinare alla sua realizzazione: fai bene i conti e valuta quanto puoi spendere e solo quando hai numeri certi inizia a pensare a come fare. Non fare mai il passo più lungo della gamba, perché poi potrebbe ritorcersi contro. 

Calcola bene il tuo budget e calcola i benefici dell’evento nell’immediato, sul medio e sul lungo periodo. Potrai infatti pensare di sfruttare l’occasione per vendere attraverso promozioni nel giorno stesso o promuovendo sconti su un secondo acquisto, ma valuta anche i benefici che ti puó portare nel tempo far conoscere il tuo marchio. Ovviamente il negozio è il tuo, tu sai meglio di tutti che cosa è piú importante per te in quel momento.

Scegli una data ottimale

Quando hai ben chiaro l’obiettivo e hai definito il tuo investimento, comincia la pianificazione. Scegli una data ottimale.

Scegliere il momento adatto è fondamentale per l’ottima riuscita dell’evento. Per non sbagliare, prima di tutto, pensa ai tuoi clienti: tieni in conto quando possono venire, considera i loro orari di lavoro e le loro obbligazioni familiari. Ricorda anche di prevedere un numero minimo e un numero massimo di invitati per far funzionare l’evento.

Un altro consiglio per scegliere la data: considera dove si trova il tuo negozio. È un aspetto importante se, per esempio vuoi chiedere permessi speciali al comune per collocare elementi all’esterno.

In ogni caso organizzati per tempo, in modo che puoi pensare a ogni dettaglio: curare la comunicazione per far conoscere l’evento; scegliere un catering per un aperitivo un cocktail o una merenda; ma anche cercare qualche fornitore, se per esempio, hai bisogno di un allestimento originale o vuoi addobbare il tuo negozio per l’occasione.

Cura la pubblicità e scegli i mezzi di comunicazione piú adatti

Per quanto riguarda la pubblicità dell’evento ti puoi muovere su piú mezzi di comunicazione. Per esempio:

  • Puoi optare per inviti e flyer cartacei da distribuire.
  • Puoi usare anche le reti sociali per comunicare il tuo evento. Facebook e Google+ hanno delle funzioni specifiche per la creazione di un evento.
  • Se hai un sito web utilizzalo per promozionare il tuo evento.
  • Puoi anche pensare a inserzioni in alcune riviste o spot pubblicitari in alcune radio.

Una combinazione di tutti questi fattori è ottimale sempre se riesci a garantire un numero minimo, ma soprattiutto a gestire un numero massimo di invitati.

Se tra i tuoi obiettivi c’è quello di aumentare la base di dati dei clienti per poter inviare loro offerte e promozioni, puoi anche pensare di gestire gli inviti attraverso un formulario di iscrizione come quello di Google Form e cosí ottenere dati di nuovi clienti o completare quelli che ti mancano. Mi raccomando però, ricorda di rispettare il regolamento europeo in materia di protezioni dei dati personali.

Scegli gli ospiti e crea situazioni interattive

Se hai un negozio di abbigliamento, accessori o oggetti di moda, per esempio, al giorno d'oggi al tuo evento non può mancare una personalità di spicco che attiri in negozio i curiosi.

Se il tuo target è molto giovane, puoi attingere a piene mani dai social: i fashion blogger sono tra le personalità più amate in questo momento e la loro presenza nel tuo negozio è un'ottima pubblicità. Anche i consulenti di immagine possono dare una buona eco al tuo evento, perché la loro figura, grazie ai tanti programmi televisivi che si occupano di stile e moda, è sempre più alla ribalta.

Allo stesso modo, se ti occupi di make-up e di cosmetica puoi chiedere la partecipazione di una make-up artist professionista e anche in questo caso i social possono essere un'ottima fonte da cui attingere. Proponi ai partecipanti una prova dei tuoi prodotti: seleziona un campione di cosmetici e invitali a un test! Questo è il modo migliore per incrementare le vendite e fare pubblicità!

Cura la presenza sui social

Acclarato che la presenza di un volto noto possa far crescere esponenzialmente le potenzialità del tuo evento, non puoi comunque limitarti a questo, perché devi pensare anche di pubblicizzare il tutto.

Per un marketing capillare, con un investimento minimo puoi avere un risultato massimo: i social sono oggi la più importante cassa di risonanza e ti permettono di raggiungere un numero enorme di utenti, potenziali clienti. Se pensi di non essere in grado di gestire questo aspetto, chiedi a un social media manager: il successo del tuo evento, oggi, passa soprattutto dai qui!

Come organizzare un evento per bambini

 

come organizzare un evento per bambini

 

Che magia gli eventi per bambini! Che sia un compleanno, un avvenimento o semplicemente una festa, è importante sapere come organizzare un evento per bambini di successo. 

Individua il target

Per prima cosa non devi mai dimenticare il target a cui ti rivolgi e fai attenzione, perché è troppo semplice considerare i bambini come un unico target. A questa età, anche una differenza di uno o due anni può cambiare tutto, in base agli interessi:

  • 0/5 anni: cartoni animati
  • 6/8 anni: fumetti
  • 9/12 anni: telefilm

Scegli con cura l'animazione

In un evento per bambini non può mai mancare l'animazione. È il cuore pulsante di queste manifestazioni ed è fondamentale per mantenere vivo l'entusiasmo.

Fai una ricerca su quali sono i personaggi più amati dai bambini e cerca di creare una festa a tema in quella direzione: giochi, musica e cantastorie ispirati ai loro personaggi preferiti sono la miglior soluzione per animare un evento per bambini!

Individua la location

Ovviamente, presta massima attenzione anche alla location che scegli per l'organizzazione dell'evento: se hai deciso per una festa estiva devi assolutamente pensare a un giardino o a un parco, dove i bambini possano sentirsi liberi di muoversi e di correre in totale rilassatezza. A quell'età hanno l'argento vivo addosso e negli spazi aperti possono sfogarsi e divertirsi al massimo.

Tuttavia, per maggiore sicurezza, pensa anche all'orario in cui desideri realizzare l'evento. Nello specifico, infatti, normalmente gli eventi per bambini si tengono nel primo pomeriggio, non oltre le 18.

Comunque, se hai pensato di organizzare qualcosa all'aperto, valuta la possibilità di spostare l'orario. Nel periodo estivo il primo pomeriggio è piuttosto rischioso per l'esposizione ai raggi solari, pertanto, sfruttando anche le maggiori ore di luce e un clima più fresco, puoi pensare di spostare la festa dalle 17 in poi.

Scegli il catering più idoneo 

Per quanto riguarda il cibo, alle feste dei bambini cerca sempre di essere semplice: se hai optato per un catering (scelta consigliata) non ordinare preparazioni troppo elaborate. I bambini amano tutto ciò che conoscono, quindi cerca di pensare che il tuo target di riferimento sono palati molto basici, che amano il dolce e il cioccolato e che vanno pazzi per pizze e panini.

La parola d'ordine per gli eventi per bambini dev'essere solo una: divertimento e semplicità. Se riuscirai a coniugare questi due elementi avrai fatto centro! E se ancora ti restano dei dubbi ti consigliamo di approfondire l'argomento leggendo l'articolo Organizzare eventi per bambini.

Come organizzare un evento di moda

Gli eventi di moda sono in grado di catalizzare una grandissima attenzione ma ci vuole molta esperienza, capacità e spirito di iniziativa per l'organizzazione perfetta di una di queste manifestazioni. Se ti stai chiedendo come organizzare un evento di moda di successo, prima di tutto individua il target a cui vuoi/devi rivolgerti: se saprai effettuare un'analisi attenta di questo aspetto, avrai già fatto 2/3 del lavoro.

Individua brand identity e target

Non pensare all'evento di moda solo come a una tradizionale sfilata: siamo nel XXI secolo e questa ristrettezza è ormai superata. Se l'obiettivo dell'evento è quello di presentare una nuova collezione o un brand, fai in modo di conoscere in anteprima i modelli e la filosofia del marchio. Cerca di capire l'essenza profonda di determinate scelte stilistiche e crea un fil rouge con il tuo evento.

Seleziona la location

Oggi, gli eventi di moda si tengono nelle location più varie: non sono più solo i palazzi nobiliari e borghesi ad ospitare manifestazioni d'alto rango legate al mondo della moda. In base alla tipologia di evento che devi organizzare, valuta anche gli spazi industriali della città, i locali più alla moda e quelli di nicchia. Cerca di valorizzare al meglio il significato profondo che il brand desidera comunicare con la sua collezione e interpretalo a modo tuo.

Dai valore all'esclusività

Non pensare di dover necessariamente fare un evento di grandi dimensioni, perché nel mondo della moda l'esclusività ha ancora un grandissimo significato.

Prima di tutto, quindi, valuta l'opportunità di creare un evento solo su invito e seleziona accuratamente chi desideri partecipi: non tralasciare i nuovi mercati e i social network, quindi cerca tra i fashion blogger e gli influencer quelli che possono rappresentare al meglio l'idea del brand. La loro presenza è veicolo di marketing suoi social, potente strumento per veicolare il messaggio anche verso l'esterno.

Crea un buon engagement virtuale e sociale

Al giorno d'oggi, gli eventi di moda sono delle vere e proprie manifestazioni culturali e sociologiche: devi fare attenzione a ogni minimo dettaglio. Cerca di creare delle ambientazioni tematiche e, se necessario, valica i confini della realtà per realizzare situazioni e fattispecie capaci di lasciare il segno in chi partecipa.

Il successo di questi eventi, nella moderna società, si misura nella capacità di restare impresso nella mente di chi ha partecipato e di creare engagement, ossia attirare l'attenzione sul brand anche da parte di chi non era presente.

Come organizzare un evento di beneficenza

Quando si tratta di mettere in piedi la macchina solidale, è importante sapere come organizzare un evento di beneficenza che riesca a raggiungere il suo scopo. Prima di tutto, l'obiettivo di questi eventi è solitamente quello di raccogliere fondi per le cause sociali. Quindi, dovrai prima di tutto trovare degli sponsor, ossia delle aziende pronte a supportare la causa, che possano contribuire alla realizzazione dell'evento.

Come?

Trova gli sponsor

Una delle difficoltà maggiori che incontri quando organizzi un evento di beneficenza è riuscire a ottenere un ricavo netto, eliminando le spese per la sua realizzazione, tale da considerare la manifestazione un successo. Se, però, trovi aziende che possono supportare l'organizzazione, magari fornendo gratuitamente la location, il catering e tutto quanto può servire per la messa in moto della manifestazione, allora il ricavato potrà essere prevalentemente dedicato alla causa sociale.

Individua la migliore tipologia di evento

Per quanto riguarda, invece, le modalità dell'evento di beneficenza, non hai che l'imbarazzo della scelta. La cena o il pranzo di beneficenza sono tra i più diffusi ma anche dispendiosi. Puoi però optare su spettacoli teatrali, musicali oppure mostre: cerca la strada migliore per la tipologia di evento e concentrati sulla finalità ultima.

Cerca i volti noti sensibili alla causa

Detto questo, se stai pensando di organizzare un evento di beneficenza è perché già sai qual è l'obiettivo, è perché hai un motivo che ti spinge a muoverti per trovare fondi per una determinata causa. Quali possono essere le figure più sensibili che la possono abbracciare e che, quindi, possono dare un aiuto concreto? Personaggi famosi, industriali, esponenti politici e in vista della società non dovrebbero mancare all'evento, anche per attirare un maggior numero di persone, che spinte dalla curiosità di vedere il personaggio potrebbero essere sensibilizzate alla causa.

Diffondi in modo capillare l'evento e le sue finalità 

Prima della data prescelta, cerca di presentare l'evento in quante più occasioni possibili: devi far leva sui fini sociali dell'evento benefico, facendo capire in modo chiaro e trasparente in che modo l'evento vuole rappresentare un aiuto concreto alla causa. L'estrema trasparenza dev'essere alla base di un evento di beneficenza, perché chi dona, in qualunque modo e misura, dev'essere consapevole di come il suo contributo viene speso.

 

Come organizzare un evento musicale

 

come organizzare evento musicale

 

Stai cercando il miglior modo di organizzare un evento musicale? Allora parti dalla location. Il luogo in cui si tiene il concerto o, in generale, l'evento è fondamentale. In base alla tipologia di evento che stai organizzando devi certamente prevedere location diverse.

Individua la location 

I parchi sono l'ideale, soprattutto durante l'estate, così come le arene che in molte città costiere sorgono a due passi dal mare, regalando uno scorcio paesaggistico di rara bellezza; nella maggior parte dei casi sono gestiti dal comune di appartenenza, quindi dovresti contattare l'amministrazione e presentare il tuo progetto per avere l'autorizzazione per l'utilizzo del suolo pubblico.

Tuttavia, se vuoi qualcosa di meno scontato o banale, perché non opti per un edificio di rilievo storico e culturale? Sono tantissime le chiese sconsacrate che, da ormai diversi anni ospitano questo tipo di eventi. L'acustica eccellente di questi ambienti si presta perfettamente ad alcune tipologie di musica, senza per questo essere restrittiva.

Nello specifico, infatti, sono tante le occasioni in cui meravigliose chiese ormai sconsacrate e convertite a spazi culturali hanno ospitato concerti rock e pop, raccogliendo il plauso di chi vi ha partecipato. Molte di queste chiese sono state date in gestione a enti culturali ma fai attenzione, perché in alcuni casi sono ancora sotto l'egida ecclesiastica e potrebbero esserci più problemi per ottenere gli spazi, soprattutto in base al tipo di evento che vuoi organizzare.

Presta la massima attenzione alla sicurezza 

Al di là di questo, l'evento musicale dev'essere comunque organizzato in una location consona anche in relazione al numero di persone che si prevede possano prendervi parte come pubblico: se stai organizzando una serata con nomi di spicco del panorama musicale devi prevedere che parteciperanno molte persone, pertanto devi individuare una location abbastanza ampia per contenerle tutte, o comunque quante più possibile.

Oltre che per una questione di convenienza, è principalmente una necessità in relazione alla sicurezza: questo aspetto dev'essere accuratamente valutato e, se pensi che possa essere necessario, chiedi una riunione con il prefetto della città o comunque con un delegato alla sicurezza locale per capire come muoverti affinché tutto funzioni alla perfezione e senza rischi.

Prevedi l'utilizzo di guardie di sicurezza private e, se necessario, chiedi l'intervento delle forze di polizia locale.

Diffondi l'evento sui canali media che ritieni più idonei 

Fai in modo che l'evento venga pubblicizzato nella maniera idonea, contatta gli organi di stampa locali e, se lo ritieni opportuno, anche quelli nazionali. In questo modo l'appuntamento avrà una buona risonanza e le possibilità di successo aumenteranno!

Come organizzare un evento senza soldi

Organizzare un evento senza soldi può sembrare un paradosso ma in realtà non è così difficile.

Trova gli sponsor per un evento pubblico

Se stai cercando un'indicazione su come organizzare un evento senza soldi, prima di tutto devi trovare qualcuno che i soldi li metta al posto tuo. Questa è la base: trova uno sponsor, trova il modo di ottenere quanto necessario senza spendere.

Questo può essere un suggerimento nel caso in cui tu abbia necessità di organizzare un evento pubblico, che ha quindi una buona risonanza sui media e sull'opinione pubblica: le aziende sono tendenzialmente favorevoli a sponsorizzare in vario modo un evento che può richiamare l'attenzione di un vasto pubblico, quindi potenziali clienti a cui far giungere il messaggio.

Fai una ricerca sul territorio e individua le aziende che possono essere più propense, anche perché in linea con la tua finalità, a finanziare l'iniziativa. Accetta qualsiasi contributo che ti viene offerto, non rinunciare a nulla perché tutto fa la somma ed è funzionale al raggiungimento dell'obiettivo dell'organizzazione di un evento senza soldi.

Crea un evento privato partecipativo e collaborativo 

Se, invece, l'evento che vuoi organizzare è di tipo privato sarebbe inutile contattare gli sponsor ma puoi chiedere aiuto a chi ti sta vicino: se ognuno fa la sua parte e contribuisce come può, l'obiettivo di organizzare un evento senza soldi non è così difficile da raggiungere.

Sicuramente occorre una buona fantasia, molto intuito e lungimiranza, ma anche grande spirito di adattamento.

Cerca idee sui social

Cerca sui social le idee giuste, puoi trarre ispirazione da chi prima di te ha cercato di compiere l'impresa e c'è riuscito: Instagram, Facebook e Pinterest sono delle miniere sconfinate di idee!

Fai crowdfunding

Letteralmente raccolta fondi: se pensi la finalità del tuo evento possa sensibilizzare anche chi non è direttamente coinvolto, allora sfrutta la rete per fare una raccolta fondi. Sono tantissimi i siti che permettono di fare money-raising: racconta la tua storia, come nasce l'idea dell'evento e perché per te è così importante avere i fondi per la sua realizzazione. Se saprai essere abbastanza convincente non ti sarà difficile ottenere dei piccoli finanziamenti.

Come organizzare un evento con sponsor

 

come organizzare evento con sponsor

 

A questo punto vorrai sapere come organizzare un evento con sponsor. La ricerca è alla base del successo della tua iniziativa.

Individua il target esatto

Devi prima di tutto individuare il target dell'evento che stai organizzando in maniera quanto più precisa possibile. Solo a quel punto puoi iniziare a cercare le aziende che possono essere interessate a ricevere pubblicità.

Se, per esempio, stai pensando di organizzare un evento musicale, le prime aziende che dovresti contattare sono quelle che operano in quel determinato campo. Produttori e rivenditori di strumenti, scuole di musica, fornitori di servizi e quant'altro sono tra i più propensi a sostenere la causa, perché il bacino a cui ti rivolgi è lo stesso con cui trattano loro stessi.

Ovviamente non puoi limitarti a questo ma devi ampliare la cerchia: che musica verrà suonata? Se sul palco sono presenti ragazzi giovani, conosciuti principalmente dai teen-agers, allora puoi pensare di coinvolgere i negozi e i brand che vendono e producono abbigliamento per ragazzi. Devi innescare un meccanismo di questo tipo per capire quali possono essere le aziende maggiormente interessate al tuo evento.

Offri in cambio una buona visibilità

Ovviamente, ogni azienda contribuisce nel modo che ritiene più opportuno ma anche in relazione a quello che sei disposto a concedere. Infatti, alle aziende che decidono di sponsorizzare devi offrire un ritorno di immagine: striscioni, citazione durante l'evento, presenza sui cartelloni ufficiali e, in tempo di social, anche passaggi sui tuoi canali.

Ovviamente tutto è commisurato in relazione allo sforzo economico fatto dall'azienda ma devi essere in grado di dimostrare che il loro contributo può avere un ritorno di immagine ed economico positivo per l'azienda.

Lo sponsor come fornitore

Se prevedi che possano esserci dei premi o dei gadget per i partecipanti, proponi agli sponsor di fornire prodotti di merchandising o brandizzati. Tu ottieni un grande consenso e l'azienda, di contro, può utilizzare ulteriormente l'evento come vetrina promozionale.

Organizzare un evento con sponsor significa ridurre notevolmente i costi finali dell'organizzazione e creare una rete di contatti importante che può essere funzionale anche ad altre eventuali collaborazioni successive.

Come organizzare un matrimonio

Una delle domande più difficili a cui si possa rispondere è come organizzare un matrimonio. Premettendo che non esiste un'unica via percorribile per organizzare un matrimonio, per essere certo di fare un bel lavoro devi prima di tutto individuare lo stile. Su quella base troverai le musiche più adeguate ma anche il colore che vorresti dominasse per quella giornata e le modalità degli spostamenti degli sposi.

Scegli la location per la cerimonia

Puoi scegliere di organizzarlo in città, in una grande chiesa antica o in una chiesa moderna, oppure puoi scegliere qualcosa di più bucolico, cercando delle piccole cappelle campestri molto caratteristiche. Ovviamente, dalla scelta della location dipende l'intero stile del matrimonio (o viceversa).

Ovviamente, non esistono solo gli edifici religiosi per la celebrazione del matrimonio: se sei orientato più verso un matrimonio civile hai ancora più possibilità di scelta, perché in quel caso puoi optare anche per gli spazi aperti come i parchi, le spiagge ma anche luoghi privati come il giardino di un ristorante, una vigna o qualsiasi altra soluzione la tua fantasia ti suggerisca. La location per la celebrazione è solo una parte dell'intera organizzazione.

Scegli la location per il ricevimento

Dove fare il ricevimento? Anche in questo caso devi fare un'attenta ricerca: prima di decidere solo per sentito dire, fai visita alle strutture che secondo te si adattano meglio alla tua idea di matrimonio, chiedi di mostrarti il menù e assaggia quello che vorresti fosse servito al matrimonio.

Non lasciare nulla al caso, perché ricordati sempre che ciò che un invitato ricorda con maggiore dovizia di particolari è proprio il ricevimento. Cerimonia e ricevimento sono solo due degli aspetti su cui fare attenzione quando cerchi come organizzare il matrimonio.

Non dimenticare mai che sono i dettagli a fare la differenza, quindi cerca di tenere tutto sotto controllo in ogni momento e in ogni fase. Se ancora non sai bene cosa fare per rendere il giorno delle tue nozze speciale e adatto al tuo stile, cerca consigli, suggerimenti e idee per matrimonio che ti aiuteranno a sbloccarti e volare con la fantasia!

Come organizzare un evento sportivo

 

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Se alla ricerca di idee su come organizzare un evento sportivo? Tutto dipende dal tipo di sport che vuoi sia il protagonista della giornata.

Individua la location migliore

In base a quello devi trovare il campo da gioco idoneo, che può essere un palazzetto, uno stadio o un centro sportivo: quel che conta è che l'ampiezza sia adeguata per la tipologia di evento, soprattutto per una questione di sicurezza.

Valuta attentamente tutti gli aspetti della sicurezza in campo e sugli spalti

Per questo motivo è importante rendere l'evento accessibile solo su prenotazione (il classico sistema di acquisto dei biglietti).

Se ci sono personalità di spicco, chiedi anche un servizio di sicurezza per garantire l'incolumità di tutti e consultati col prefetto o il responsabile della sicurezza locale per capire in che modo puoi organizzare un evento senza rischi.

Fai in modo che sia sempre presente almeno un presidio medico, un'ambulanza o un medico a bordo campo per qualsiasi evenienza e preoccupati che le squadre o i giocatori singoli abbiano a disposizione tutto quello che serve.

Ovviamente, più nomi importanti ci sono e maggiori sono le possibilità che l'evento raccolga un'ampia adesione da parte del pubblico. Inoltre, i nomi di spicco richiamano anche numerosi sponsor: te ne basta uno per un buon risultato.

Fai una buona campagna di marketing

Sfrutta l'immagine del personaggio o della formazione di maggior rilievo per pubblicizzare l'evento su tutti i media locali e, se necessario, nazionali. Utilizza al meglio la forza dei social per far sapere a quante più persone possibili che in tale giorno e in tale luogo si terrà l'evento sportivo.

Devi creare un'eco mediatica elevata e suscitare la curiosità dei potenziali partecipanti. 

 

Tags: Cerimonie e matrimoni, Eventi aziendali, Feste private, Organizzare eventi

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