organizzare-una-conferenza-stampa

Come organizzare una conferenza stampa

Valutazione attuale: 5 / 5

Stella attivaStella attivaStella attivaStella attivaStella attiva
 

Per organizzare una conferenza stampa esistono delle regole fondamentali dalle quali non si può prescindere per fare in modo che l'evento che si è preso in carico sia pubblicizzato nel migliore modo possibile e riesca, per questo motivo, ad ottenere una copertura mediatica capillare. 

Innanzitutto è fondamentale tenere ben presente a che cosa ci si riferisce quando si parla di conferenza stampa.

 

  ORGANIZZARE UNA CONFERENZA STAMPA [SOMMARIO]

COS'È UNA CONFERENZA STAMPA

La conferenza stampa è un incontro al quale vengono invitati i giornalisti per ricevere informazioni dettagliate e utili da diffondere in seguito ai cittadini.

Una conferenza può essere organizzata per comunicare una dichiarazione importante alle persone o semplicemente per far conoscere un progetto o una manifestazione.

Tale incontro, dunque, si svolge in uno spazio concreto nel quale protagonisti pubblici o privati, intendono dare una notizia particolare e desiderano che questa possa essere amplificata attraverso il lavoro attento e preciso dei giornalisti presenti.

Poco importa se si tratta di una conferenza a carattere politico, culturale o ancora sociale, in quanto le modalità d'organizzazione restano bene o male sempre le stesse.

Una conferenza viene di solito organizzata da una persona specifica e professionale definita addetto stampa oppure ufficio stampa, ma altre volte può essere anche seguita da uno staff ben affiatato.

L'addetto alla preparazione ed alla realizzazione della conferenza ha il compito di contattare tutti i mass media: da quelli della carta stampata a quelli della televisione, da quelli della radio fino ai giornalisti che lavorano online, così da poterli invitare all'incontro.

Nel corso della conferenza i protagonisti (o il protagonista), che l'hanno indetta siedono ad un tavolo precedentemente preparato e parlano a turno ai giornalisti riuniti, avendo in questo modo la possibilità di essere ascoltati in tempo reale da tutti, senza mediatori.

E' un momento in cui vi è una forte interazione tra le parti, con scambi di domande e risposte.

Quanto costa organizzare una conferenza stampa

 

costo conferenza stampa

 

Organizzare una conferenza stampa ha ovviamente dei costi, che non sono sempre gli stessi, ma, al contrario, variano ed anche molto, a seconda dei differenti fattori che entrano in gioco. Innanzitutto, però, quando si pensa di volere realizzare tale incontro è necessario come prima cosa tenere presente il compenso da dare all'addetto stampa.

A onore del vero esiste un tariffario ben preciso presentato dall'Ordine dei giornalisti, per retribuire tale figura, ma purtroppo, è doveroso dirlo, sono davvero pochi quelli che decidono di rispettarlo.

Per questo motivo accade allora che ogni addetto stampa finisca per fornire un suo onorario creando anche competizioni tra le differenti società di comunicazione.

Ovviamente organizzare una conferenza stampa a carattere regionale, avrà tutto un altro costo rispetto a quello che occorrerà per affrontare un incontro a carattere nazionale.

Tra le altre variabili da tenere presente vi è anche il costo della sala stampa, che bisogna affittare, a volte solo per un'ora, altre volte per metà o per l'intera giornata. E' certo che più il luogo dove si svolgerà l'incontro è grande, rinomato e centrale più salirà il prezzo da pagare.

Ed ancora: è fondamentale tenere conto anche delle ulteriori spese da affrontare, che vanno dai possibili gadget, alla pubblicità di volantini, dalle numerose fotocopie che occorre fare per dare vita alle cartelline stampa, al personale presente nella sala il giorno della conferenza.

Si dovranno, ad esempio, pagare le hostess pronte ad accogliere i giornalisti.

Alle differenti voci si deve aggiungere poi pure quella del rinfresco da offrire a conclusione della conferenza.

Cos'è una sala stampa

 

sala stampa

 

Una sala stampa rappresenta uno spazio reale dove si svolge una data conferenza.

Tale luogo può essere istituzionale oppure pubblico, dipende dall'incontro che si andrà a realizzare.

Al di là di tutto, una sala stampa deve essere preparata in tempo per accogliere i giornalisti.

In tale luogo saranno presenti: un tavolo dove siederanno le persone che hanno indetto la conferenza stampa e delle sedie, dove, invece, si accomoderanno i giornalisti invitati.

Può anche accadere che alcune sale presentino un grande tavolo circolare, al quale siederanno sia i protagonisti dell'incontro che i giornalisti.

L'ufficio stampa, insieme ai responsabili della sala, dovranno fare in modo che nel giorno della conferenza tutto si trovi in perfetto ordine, a cominciare soprattutto dai microfoni.

Scegliere la sala stampa giusta è molto importante: se, ad esempio, si sa già in partenza che prenderanno parte alla conferenza innumerevoli giornalisti sarebbe davvero un deterrente svolgere l'incontro in uno spazio di piccole dimensioni.

Allo stesso tempo scegliere un'ampia sala stampa che non si è in grado di riempire porterà inevitabilmente ad un insuccesso.

Un altro dato da tenere presente nell'organizzazione di una conferenza stampa è quello che riguarda la centralità della sala. Se questa infatti, dimostra di non essere facilmente raggiungibile, sarà davvero difficile che i giornalisti decideranno di parteciparvi, anzi.

Preferiranno di gran lunga contattare telefonicamente l'ufficio stampa facendosi così dare tutte le informazioni del caso.

Anche il parcheggio è fondamentale: la sala stampa deve essere uno spazio facilmente accessibile, comodo, posto magari vicino a funicolari, metropolitane o ancora a stazionamenti di pullman e di taxi.

Molto spesso, dopo la conferenza stampa, si decide di congedare i giornalisti offrendo loro un rinfresco o un aperitivo, perciò la sala stampa deve essere predisposta anche a questa possibilità.

Piano per organizzare una conferenza stampa

Per organizzare una conferenza stampa di successo, abbiamo detto in principio, che è doveroso avere un piano d'azione ben preciso: nulla, infatti, può, in alcun modo essere lasciato al caso, pena la non riuscita dell'incontro.

Ecco perché si dice che la conferenza stampa è il punto d'arrivo di un lavoro certosino già iniziato in precedenza dall'addetto stampa.

Quest'ultimo deve, infatti, non solo invitare i giornalisti a prendere parte all'incontro, ma deve, nello stesso tempo, anche riuscire a catturare il loro interesse. Non c'è nulla di più triste che vedere una sala stampa vuota in occasione di una conferenza stampa.

E' necessario allora, che l'addetto preposto per l'organizzazione si impegni a redigere un comunicato stampa davvero efficace, che sia capace di destare curiosità ed interesse nel giornalista a cui lo consegna. Per fare ciò deve puntare sulle famose 5 W.

Nello stesso tempo è indispensabile che nel comunicato non siano presenti tutte le informazioni dell'evento da pubblicizzare. Ciò, infatti, renderebbe solamente vano l'incontro.

Una volta inviati i comunicati stampa alle differenti redazioni l'ideale piano d'azione prevede d'organizzare delle cartelline ben ordinate e complete, da distribuire ai giornalisti il giorno stesso della conferenza stampa.

Inutile sottolineare che l'incontro avrà successo se l'ufficio stampa sarà in possesso di un'ottima mailing list per contattare gli organi d'informazione.

Dimenticare, trascurare o peggio ancora non invitare giornalisti dei maggiori quotidiani sarebbe davvero un errore imperdonabile, in quanto la notizia non risuonerebbe il giorno dopo sui giornali.

Ma sarebbe, comunque, anche sbagliato, non contattare le redazioni minori.

Fondamentali sono, tra le altre cose, le agenzie stampa, che diffonderanno a loro volta le news della conferenza a tutte le redazioni, andando in questo modo a rafforzare e supportare il lavoro dell'addetto stampa.

Come accreditarsi per partecipare ad una conferenza stampa

 

accreditazione stampa

Per partecipare ad una conferenza stampa è importante accreditarsi, quando il giornalista non riceve direttamente l'invito da parte dell'ufficio stampa.

Per farlo è necessario contattare direttamente il responsabile che organizza l'incontro. In quale modo? Basta che il giornalista invii una semplice email nella quale faccia precisa richiesta per prendere parte all'incontro.

Oltre a dovere inserire il proprio nome, cognome, numero di telefono, il giornalista dovrà ovviamente dichiarare la testata per la quale scrive e, dunque, su cui uscirà, dopo la conferenza, il pezzo. Sempre nella stessa mail occorrerà anche inviare il numero del tesserino dell'Ordine dei giornalisti.

In certi casi, vi sono determinati addetti stampa sicuramente più fiscali, che vogliono la richiesta firmata direttamente dal direttore di una testata.

Questa eccessiva prudenza deriva dal fatto che purtroppo accade più spesso di quanto si possa pensare che alcune persone si fingano giornalisti per prendere parte a determinati incontri, dove soprattutto si finisce con un buffet.

L'ufficio stampa deve dimostrarsi molto rigido perché è responsabile di qualsiasi accadimento increscioso che avviene durante l'incontro.

Il giorno della conferenza può anche succedere che si presentino giornalisti non accreditati. Quest'ultimi possono, però, dimostrando sempre un tesserino dell'ordine fare richiesta di partecipazione. La loro accettazione o meno dipenderà sempre dall'ufficio stampa.

Quanto preavviso dare per una conferenza stampa

 

preavviso conferenza stampa

 

Una delle domande che viene più volte posta da parte di chi si accinge a svolgere questo lavoro e dunque a ricoprire la carica d'ufficio stampa è la seguente: quanto preavviso è necessario dare ai giornalisti per una conferenza stampa?

Diciamo subito che il tempo si rivela un altro fattore decisivo per la riuscita o meno di un incontro.

In realtà l'addetto stampa nello stilare il suo piano di lavoro sa molto bene che per riuscire ad avere un'ottima platea di giornalisti all'appuntamento che sta pubblicizzando deve tenere alta l'attenzione delle redazioni.

Si tenga presente, tra le altre cose, che i giornalisti sono quotidianamente subissati di mail per pubblicizzare ogni tipo di notizia, da quella più importante a quella più ridicola. Proprio per questa ragione si preferisce inviare un primo comunicato stampa che inviti alla conferenza almeno dieci giorni prima. In seguito si darà vita ai cosiddetti recall: richiami.

I comunicati saranno poi inviati ancora almeno altre due volte nel corso dei giorni che precedono l'incontro. In questo lasso di tempo si suggerisce non solo d'inviare mail, ma anche di contattare direttamente la redazione per essere certi che il proprio invito sia preso veramente in considerazione.

Per dare il preavviso è fondamentale non solo adoperare la posta elettronica ed il telefono, ma anche il fax, che nonostante l'avvio di una società super moderna e tecnologica, nelle redazioni giornalistiche rimane pur sempre indispensabile e molto usato.

StampaEmail

Aggiungi commento


Codice di sicurezza
Aggiorna

Articoli Correlati

Compleanno di 30 anni: idee per una festa indimenticabile

Festa anni 60: come organizzare un party perfetto

Preventivi online per feste ed eventi

Debriefing: cos'è, a cosa serve e come si fa

Flight Radar 24: cos'è e come funziona?

Festa anni 90: come organizzare un festa a tema 90s

Cosa cerchi?