come diventare organizzatore di eventi

Come diventare organizzatore di eventi

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Esistono alcune attività, a volte anche molto remunerative, che presuppongono una forte predisposizione alle relazioni interpersonali e alla capacità gestionale e organizzativa. L'organizzatore di eventi è una di queste. Ma come si diventa un organizzatore di eventi? Per diventare un bravo organizzatore di eventi o una brava organizzatrice di eventi non è sufficiente avere le giuste competenze, ma è richiesta anche un'attitudine alle relazioni personali e un pizzico di fantasia, che possa rendere l'organizzare eventi un' attività originale e creativa, sia per chi la svolge ma soprattutto per la soddisfazione dei clienti.

 

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 COME DIVENTARE ORGANIZZATORE DI EVENTI [Sommario]

 

Una personalità vivace, e nello stesso tempo predisposta all'ascolto, un carattere gioviale e un atteggiamento nel contempo professionale, sono caratteristiche importanti per ottenere successo esercitando questo lavoro.

Sono, infatti, queste le peculiarità che consentiranno al bravo organizzatore di eventi e alla brava organizzatrice di eventi di crearsi un'ottima reputazione, referenze eccellenti e pubblicità gratuita. Passaparola, recensioni sui blog ed in generale sui social o sul web compilano il curriculum del professionista, innalzandone il livello di professionalità e favorendo la richiesta di prestazioni.

Le competenze professionali completano il profilo dell'organizzatore di eventi, facendone una figura ricercata sul mercato ma ancora non troppo diffusa. Proprio per tale ragione, la professione di organizzatore di eventi offre opportunità ampie e margini di spazio di mercato non indifferenti.

Analizziamo ora nel dettaglio le opportunità che la professione offre, suggerendo alcuni spunti per intraprenderla al meglio.

Come diventare wedding planner

Una delle attività che rientrano nell'esercizio della professione di organizzatore di eventi o organizzatrice di eventi, è quella del wedding planner, ossia quella figura che si occupa di organizzare un matrimonio, dalla A alla Z.

Per diventare un bravo wedding planner non è necessario disporre di grandi capitali. In realtà, per svolgere veramente bene questa professione servono una grande passione, competenze e relazioni.

Una coppia che decide di affidare tutta l'organizzazione del proprio matrimonio ad un professionista è certamente convinta che il lavoro, non solo verrà svolto meglio di come lo farebbero loro, ma che il risultato sarà straordinario.

La scelta della location, la lista degli invitati, il pranzo e ogni altro dettaglio devono essere frutto di organizzazione e devono anche convincere il gusto dei clienti. Quest'immagine prodotta da Glam Time, agenzia di organizzazione di eventi di Milano, rende l'idea della complessità del mestiere di wedding planner.

 

glam time wedding planner

Se si vuole veramente intraprendere questa via, vale comunque la pena verificare se vi sono bandi regionali o nazionali per le nuove imprese e professioni, o fondi e agevolazioni dello Stato o della Comunità Europea per tutti coloro che avviano una nuova attività. Di solito queste agevolazioni favoriscono l'accesso a finanziamenti con tassi agevolati o addirittura nulli.

Il wedding planner è ormai una figura ben definita e si va via via diffondendo anche grazie alla ridondanza che giunge dai paesi anglosassoni. Il mercato del lavoro sta cavalcando l'onda di questo settore e offre svariati corsi ad hoc, per apprendere ogni competenza necessaria per avviarsi a questa professione.

Creare una propria pagina internet, intervenire sui social rendendo nota la propria attività o iscriversi a portali web di settore, può essere un buon modo per farsi conoscere e per ottenere i primi contatti. Anche i metodi più tradizionali, come la distribuzione di volantini o l'affissione di avvisi all'interno degli esercizi commerciali, possono essere i giusti modi per intraprendere questo percorso.

Ma inizialmente, per iniziare ad operare, si apre la partita Iva, si stabilisce quale è la sede e si parte con tutte quelle attività necessarie a fornire il servizio. In queste fasi ci si può fare aiutare da un commercialista, che potrà seguire passo per passo l'avvio dell'attività e che comunque interverrà anche successivamente, per il pagamento delle imposte e per la stesura della dichiarazione dei redditi.

Le conoscenze, una buona comunicazione e iniziative originali e ben programmate sono elementi essenziali per soddisfare gli sposi. Il passaparola molto spesso fa il resto.

Le relazioni all'inizio possono sostituire l'esperienza, soprattutto per la scelta delle location e dei fornitori a cui rivolgersi, sia per il Catering sia per gli addobbi floreali. Gli effetti delle ottime relazioni consentono di avere notizie reali sui servizi offerti, che a sua volta il wedding planner propone agli sposi.

Un wedding planner capace deve esser certo che la società di Catering che si occuperà del pranzo sarà all'altezza delle richieste; per esserne sicuro, il wedding planner dovrà conoscere quel fornitore per esperienza diretta o, più semplicemente, dovrà ottenere informazioni attendibili, favorite proprio dalle tanto importanti relazioni.

Location, attenzione agli ospiti, cibo e svago sono punti di attenzione che dovranno essere pianificati uno alla volta, senza lasciare nulla al caso.

Questa tipologia di eventi è quella che più favorisce il passaparola, sia nel bene che nel male. Proprio per questa ragione, l'attività di wedding planner è un'ottima rampa di lancio per l'organizzatore di eventi.

 

CONSIGLI UTILI PER DIVENTARE WEDDING PLANNER

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Come pianificare un evento

Un evento è un accadimento che può essere unico e memorabile. E' un'esperienza che riunisce più persone con uno o più obiettivi ed interessi in comune, che ne determinano la particolarità e il metodo di gestione. Certo è che uno degli elementi che maggiormente influiscono sull'organizzazione e sulla complessità della pianificazione è la dimensione dell'evento. Se l'avveninento coinvolgerà molte persone, la pianificazione dovrà essere ancora più scrupolosa.

La pianificazione di un qualsiasi evento e di una manifestazione richiede di identificare quali siano gli obiettivi degli stessi, in linea con le esigenze del cliente e con i costi da sostenere. Pianificare è come progettare: l'equilibrio tra i vari elementi in gioco è fondamentale per la riuscita ottimale del lavoro di organizzatore di eventi.

 

come pianificare un evento

 

Prima di tutto, per pianificare un evento è necessario comprendere esattamente quale sia il risultato che il cliente vuole ottenere, con lo sguardo al budget di spesa e mantenendo un buon livello di creatività.

Gli eventi possono essere di vario tipo: si può trattare di un evento aziendale, culturale o anche sportivo e l'organizzazione non può prescindere dalla tipologia di manifestazione.

Per ogni tipo di evento il segreto dell'ottima pianificazione risiede nella capacità di riuscire a prevedere qualsiasi cosa, anche l'imprevedibile. Se la pianificazione avviene così scrupolosamente, e se sarà affiancata da un'organizzazione abile nella gestione del low cost, senza sminuire le aspettative, l'evento sarà un successo.

Perché la pianificazione sia agevole, è importante stabilire dei compiti da svolgere, avvalendosi eventualmente anche di altre risorse:

  • l’individuazione della location in cui si svolgerà l'evento
  • l’individuazione di scadenze entro cui compiere ogni singolo passaggio
  • la determinazione degli aspetti organizzativi
  • la composizione del gruppo di lavoro
  • la definizione delle linee guida
  • l'identificazione degli ospiti, di chi relazionerà e di eventuali interventi di personalità esterne o ospiti d'eccezione.

La messa a fuoco sulle singole fasi aiuterà la realizzazione dell'organizzazione, facendo in modo da non tralasciare nulla. Questo modus operandi consentirà, d'altro canto, di razionalizzare il tempo lasciandone a sufficienza anche per le attività di promozione e marketing.

Per avere dei consigli più esaustivi con i dettagli di tutti i passi da seguire per pianificare un evento vi consigliamo di leggere l' articolo Come organizzare un evento, una guida completa per mettersi all'opera. 

Come organizzare una conferenza

Un organizzatore di eventi e un'organizzatrice di eventi si occupa, tra le altre cose di organizzare conferenze. Questi avvenimenti raccolgono più persone in spazi ad hoc, dedicati ad un evento in cu si tratta normalmente un argomento principale, con l'intervento di uno o più oratori.

Per organizzare al meglio esperienze di questa tipologia, è quindi importante sapere che tipo di conferenza il cliente richiede e desidera.

Il numero degli oratori, l'interattività dei partecipanti, il clima che si deve respirare durante l'evento sono elementi importanti per comprendere lo stile da scegliere e con il quale caratterizzare la conferenza o il convegno.

Per questa ragione, l'ascolto e il dialogo con il cliente sono indispensabili per creare e organizzare in maniera efficace e soddisfacente.

La platea che partecipa alla conferenza, in eventi come questo, conta quanto il cliente: la soddisfazione del pubblico sarà la soddisfazione del cliente e sarà un'ottima pubblicità per l'organizzatore.

La scelta della location dovrà quindi avvenire considerando il numero dei partecipanti, l'interattività dell'evento e lo spirito dello stesso. Il luogo dovrà essere facilmente raggiungibile sia in auto che con i mezzi pubblici; dovrà offrire la possibilità di parcheggiare non troppo lontano, e dovrà essere dotato di un servizio e di personale gentile e collaborativo, abituato quindi alla gestione di una conferenza.

 

conferenza

 

A questi elementi è strettamente connesso il budget di spesa che la clientela vuole sostenere. Un bravo organizzatore deve preventivare i costi in modo corretto, così da potere offrire un servizio trasparente. Questo atteggiamento consentirà ad entrambe le parti di non avere dubbi sul budget di spesa da investire e sul risultato correlato.

Sui costi e sul budget complessivo, oltre alla location, incidono notevolmente anche le tecnologie utilizzate, i materiali e l'eventuale rinfresco. Stabilire le priorità diviene quindi fondamentale.

Nella fase di progettazione, per ottimizzare i costi e il risultato, è indispensabile consultare più fornitori o più gestori di location, sia per i costi di affitto della sala, sia per tutti i servizi connessi e accessori.

Le strutture che, insieme all'affitto della location, offrono anche tutti i servizi e le tecnologie necessarie per lo svolgimento di una conferenza, sono gestite da personale esperto e il più delle volte, di maggiore affidabilità.

Una scelta simile è però mediamente più costosa. Quindi, se si deve organizzare un evento di piccole dimensioni, con maggiore creatività e con un budget più basso, è possibile scegliere dei luoghi più piccoli e magari con peculiarità ad hoc per l'avvenimento, occupandosi di ogni singola fase dell'organizzazione.

Anche la promozione dell'evento riveste un ruolo non indifferente nell'organizzazione della conferenza. Gli strumenti di promozione più tradizionali possono essere affiancati dall'utilizzo dei social media e da campagne di pubblicità mirate, verso dei target di persone allineate alla tipologia di evento.

Il professionista migliore seguirà passo dopo passo tutta l'organizzazione, sia nella fase progettuale sia in quella maggiormente pratica.

Corsi di studio per diventare organizzatore di eventi

L'organizzazione di eventi è una delle professioni più in voga; infatti, questa figura è ricercata sia dalle imprese pubbliche, sia da aziende private, o addirittura da famiglie e individui. Nonostante questi sbocchi, e comunque alla luce di una domanda di mercato ancora buona, si tratta di una professione non particolarmente diffusa.

Nonostante le doti personali intervengano veramente in modo attivo nella relazione con i clienti, quest'attività non può essere svolta improvvisando. Il successo e referenze di livello si possono ottenere solo esercitando con competenza e professionalità.

Queste qualità si apprendono grazie a percorsi di studio ad hoc nei quali si possono comprendere i processi economici per la gestione dei costi, le varie tipologie di allestimento e anche la capacità di gestire il personale. La qualità dei corsi e degli stage deve essere valutata in base alle referenze della scuola che li offre, poiché, comunque per questo tipo di lavoro non esistono albi professionali ai quali iscriversi.

Per trovare dei corsi di studio affidabili può essere utile effettuare una ricerca sul web. Le offerte sono numerose e le proposte di contatto sempre presenti. Si consiglia di contattare più di una scuola, così da poter effettuare una comparazione dei costi e dei programmi.

Per la scelta di un corso può essere efficace anche la lettura degli inserti lavorativi pubblicati sui quotidiani nazionali, o l'attribuzione di borse di studio pubblicizzate sugli stessi.

Se invece si volesse intraprendere un percorso di studi più completo ma più lungo e complesso, esistono corsi di laurea con indirizzi di studio mirati al marketing, alla comunicazione e all'analisi di gestione.

Vi suggeriamo alcuni tra i migliori corsi e master in Italia e all’estero per diventare organizzatore di eventi e organizzatrice di eventi:

Corsi e master per per diventare orgaNizzatore di eventi in Italia

  1. Il Master in Event Management dello IED di Milano, organizzato in partnership con SKY, offre una preparazione completa per operare nel mercato degli eventi nazionali e internazionali.
  2. Il MOE Live, Corso in marketing e organizzazione di eventi, fiere e congressi, organizzato dall’Accademia della Fondazione Fiera di Milano, è focalizzato sulla Live Comunication e prepara esperti in marketing, comunicazione e organizzazione di eventi, fiere e congressi.
  3. Il PROGEA, Master in Progettazione e Organizzazione di Fiere, Eventi e Punti Vendita, organizzato dall’Accademia della Fondazione Fiera di Milano, forma le figure professionali dell’Exhibition e dell’Event Manager. Professionisti che gestiscono  il sofisticato processo di ideazione, progettazione e organizzazione di eventi individuali e collettivi, secondo una duplice prospettiva: quella  dell’azienda che comunica attraverso le fiere, gli eventi e i punti vendita, e quella  degli organizzatori di fiere, PCO professional congress organiser e agenzie di comunicazione specializzate.
  4. Il Corso in Event Management della Luiss Business School di Roma, offre tirocini formativi, borse di studio e prestiti a tasso agevolato
  5. Il Master in Meeting Management: Gestione, Comunicazione e Marketing degli eventi della scuola di Business ProfessionalDatagest di Bologna, patrocinato dalla Federcongressi&Eventi, formare figure professionali in grado di progettare un evento e di gestirne la realizzazione in tutto il suo percorso. I partecipanti acquisiscono competenze nell'organizzazione, la gestione e la comunicazione di congressi associativi ed eventi aziendali quali congressi, meeting, convention, roadshow, viaggi incentive, eventi istituzionali e mostre.
  6. Il Master per Organizzazione di eventi e Wedding Planner alla Master Accademy della Business School di Padova, forma figure professionale in grado di pianificare, gestire ed organizzare ogni tipo di evento o manifestazione (congressi, meeting, fiere, conferenze, manifestazioni culturali, mostre, matrimoni, concerti, eventi sportivi, etc) mediante lo sviluppo di competenze in strategia di marketing e comunicazione e organizzazione eventi e manifestazioni.
  7. Corso per la progettazione degli eventi di moda dell’Accademia del Lusso, a Milano e Roma, forma figure professionali in grado di gestire tutti gli aspetti che caratterizzano l’evento moda - e non solo. Il corso è disponibile in due tipologie: a) Modalità standard di 150 ore e b)Modalità Avanzata di 200 ore che include un modulo aggiuntivo di Wedding planning
  8. Corsi di Wedding and Events di Enzo Miccio, uno dei Wedding planner più conosciuti di Italia

Corsi e master per per diventare orgaNizzatore di eventi all'estero

  1. In Spagna, a Barcellona: il Master in Organizzazione di Eventi, Protocollo e Turismo di affari (MICE), della scuola di turismo OSTELEA, forma professionisti e dirigenti in grado di condurre progetti di business focalizzati sulla pianificazione e la gestione di diversi tipi di eventi ( meeting, incentive, conferenze, mostre, convegni e fiere)
  2. Ancora a Barcellona: il Master in Dirección de Eventos y Turismo de Negocios, della Facultad de Turismo y Dirección Hotelera Sant Ignasi, dell’Università Ramon Llull, promosso dalla fondazione ESADE, offre conoscenze approfondite in direzione strategica e marketing, preparando i partecipanti a diventare figure dirigenziali di successo e leaders del settore del turismo e degli eventi a livello internazionale.
  3. In Inghilterra, a Londra:Il Master in Global Event Management, unico master europeo patrocinato dal MPI EMEA European Chapter, la più grande associazione al mondo di operatori del settore degli eventi e dal Excel London, il più importante centro conferenze e mostre  britannico.
  4. Sempre a Londra: Il Corso di Laurea in Event Management della European School of Economics

Inoltre vi consigliamo di visitare il portale Emagister.it dove troverete un’ampia scelta di corsi e master per diventare organizzatori di eventi.

Se conosci qualche altro corso per diventare organizzatore e organizzatrice di eventi segnalacelo nei commenti!

Quanto guadagna un organizzatore di eventi

L'attività di libero professionista con Partita Iva può divenire veramente ben remunerativa. Questo accade, però, dopo un percorso a volte in salita, a causa della difficoltà a reperire i primi ingaggi. Infatti, solo con la crescita della reputazione e la diffusione del proprio nome, grazie al passaparola, a referenze di terze aziende o alla propria presenza nei portali specializzati, sarà possibile ricevere un maggior numero di incarichi, così da incrementare fatturato e guadagni.

 

Money

 

L'esperienza è uno degli elementi che maggiormente determina il compenso e i guadagni. Un wedding planner con esperienza, operante in questa professione da diversi anni, può arrivare a guadagnare anche più di settantamila euro annui. Il reddito di un professionista alle prime armi, non supererà, invece, i trentamila euro all'anno.

Se invece l'attività viene svolta alle dipendenze di un'azienda privata o di un ente pubblico, la remunerazione varia in base alla tipologia di contratto, all'inquadramento e al settore di appartenenza dell'azienda.

Inquadramento fiscale per un organizzatore di eventi

Il momento della decisione di intraprendere una professione come quella dell'organizzatore di eventi racchiude in sé speranze e aspettative. Esse poi si scontrano, se non si è ben preparati, con una serie di ostacoli e di intoppi burocratici che possono rendere difficoltoso l'esercizio della professione, o addirittura comprometterlo. Quindi, proprio come quando si organizza un evento per il cliente, allo stesso modo, nell'intraprendere questa professione, deve effettuarsi una pianificazione di quel che serve e deve essere ben presente la consapevolezza dei passi che è necessario compiere.

Poiché si tratta di un'attività in start up e si presume che il giro di affari, inizialmente, sarà limitato, si consiglia di accedere alla fiscalità agevolata.

Così facendo, per il pagamento delle imposte, sarà applicato il cosiddetto regime forfettario: sino a che il volume di affari dell'organizzatore di eventi non supererà i trentamila euro, le tasse saranno così calcolate solo sul reddito prodotto.

Codice Ateco per organizzatori di eventi

Il codice Ateco è composto da numeri e lettere e identifica il tipo di impresa e nello specifico la sua attività. Esso viene associato quando viene avviata una nuova attività, con l'attribuzione della Partita Iva, ed eventualmente l'iscrizione in Camera di Commercio.

La scelta del codice Ateco per la propria attività di organizzatore di eventi è importante. Infatti, la correttezza del codice, ossia la sua congruità con la professione esercitata, è fondamentale per la definizione del regime fiscale nel quale si rientra.

Gli studi di settore che determinano le imposte e le tasse da pagare prendono come riferimento anche il codice Ateco, come confermato dalla pagina web www.codiceateco.it e anche il regime contributivo è strettamente connesso con la determinazione della propria attività. Il codice Ateco 96.09.05 è, ad esempio, quello da utilizzare per l'esercizio dell'attività di organizzatore di feste e cerimonie.

Codice Ateco

 

Procedura burocratica per avviare un’attività di Organizzatore di eventi

Chi vuole avviare un’attività di organizzazione di eventi dovrà compiere i seguenti passi burocratici:

  1. Aprire una Partita IVA
  2. Iscriversi al registro della Camera di Commercio
  3. Procedere all'apertura della pratica definita S.C.I.A., presso gli uffici comunali del luogo in cui avrà sede l'attività.
  4. Iscriversi all’ INPS, alla sezione gestione commercianti.

Dal 1º aprile 2010 per soddisfare questi adempimenti burocratici bisogna obbligatoriamente seguire la procedura telematica di Comunicazione unica, la ComUnica. Questa procedura permette di unificare l’invio telematico all’Ufficio del Registro delle Imprese, presso la Camera di Commercio competente, di tutte le informazioni previdenziali, fiscali e assicurative, mediante l’utilizzo del software ComUnica.

Terminata la procedura di invio, l’Ufficio del Registro rilascia la ricevuta con la quale si può immediatamente dare avvio all’attività di organizzatore di eventi. Inoltre lo stesso Ufficio del Registro manda comunicazione dell’avvenuta registrazione agli enti competenti, cioè all’Agenzia delle entrate, all’INPS e all’INAIL che provvedono di immediato a inviare all’interessato e allo stesso Ufficio del Registro, codice fiscale e Partita IVA dell’impresa registrata.

Questa procedura riguarda sia l’iscrizione di imprese individuali (mediante il software Comunica Starweb) che la registrazione di imprese costituite in forma societaria (mediante il software Fedra), e va ripetuta nel caso in cui si vogliono apportare modifiche o cessare l’attività.

Sul sito www.registroimpresa.it potete scaricare tutti i software necessari per completare la procedura di iscrizione e la Guida completa di ComUnica

 

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