Wedding planner: cosa fa e come sceglierla per il tuo matrimonio
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La wedding planner è una professionista che si occupa dell'organizzazione dei matrimoni in ogni dettaglio. Il suo ruolo è quello di pianificare l'intera cerimonia: in base alle indicazioni degli sposi gestisce la prenotazione della chiesa, gli addobbi, le partecipazioni, le bomboniere, i fornitori e il ricevimento nella location desiderata. Per questo bisogna capire come scergliela, quando contattarla per organizzare il matrimonio e avere un’idea dei costi che suppone rivolgersi a un’organizzatrice di matrimoni. Scopriamo tutti segreti di questa figura professionale.
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WEDDING PLANNER: COSA FA E COME SCEGLIERLA PER IL TUO MATRIMONIO [Sommario] |
La wedding planner conosce alla perfezione il mondo del wedding in ogni sua sfaccettatura e sa proporre idee per matrimonio originali e di tendenza. Rivolgersi a questa figura professionale è sinonimo di sicurezza per l'organizzazione a 360 gradi del proprio matrimonio.
Proprio per il fatto che la wedding plannar consente di evitare le ansie, i ritardi, le preoccupazioni e lo stress che si vivone nei preparativi del matrimonio, il servizio che offre viene sempre più apprezzato dalle coppie.
wedding planner: CHI È E COSA FA?
Wedding planner è un’espressione inglese che significa organizzatore o organizzatrice (planner) di matrimonio (wedding) ed è usata correntemente in italiano per indicare colui o colei che si occupa di organizzare le nozze, ma è impiegata anche come sinonimo di organizzatrice di eventi, traduzione inglese di event planner.
Il mestiere di wedding planner è nato negli Stati Uniti e con il tempo si è diffuso anche negli altri paesi anglosassoni e in Europa. In Italia l’organizzatrice di matrimoni è una figura sempre più in voga e molto frequentemente le coppie decidono di affidarsi a questo professionista, cercando di mantenere un equilibrio tra la tradizione e il cambiamento.
La wedding planner si occupa dell'intera organizzazione del matrimonio, scegliendo con i futuri sposi la chiesa, la location e il catering per il ricevimento, le partecipazioni, le bomboniere e gli allestimenti. Al tempo stesso pianifica l'evento nella pratica, effettuando le prenotazioni e gestendo i contatti con i professionisti e fornitori necessari per l’ottima riuscita del matrimonio. Proprio questo aspetto viene apprezzato sempre più dagli sposi in quanto la wedding planner ha rapporti privilegiati e stretti contatti con fioristi, fotografi professionali, musicisti e gruppi musicali, ristoratori e negozi di regali.
Fidelizzando i fornitori, la wedding planner riesce ad ottenere condizioni di favore dal punto di vista economico ed è dotata di un forte potere contrattuale rispetto agli sposi.
In secondo luogo affidarsi a un’orgnizzatrice di eventi consente di evitare problematiche e contrattempi, stress e ansie: è la wedding planner a contattare gli addetti ai lavori e a fissare gli appuntamenti per poi accompagnare la coppia a prendere gli accordi definitivi.
Infine si occupa di realizzare il matrimonio sulla base delle esigenze e delle indicazioni dei futuri sposi.
Il risultato è un evento personalizzato e su misura, tenendo in considerazione sia la tradizione e il buongusto che la personalità dei suoi protagonisti.
La maggior parte dei wedding planner è specializzata esclusivamente nella pianificazione dei matrimoni, tuttavia alcuni, come veri e propri event planner si occupano anche di altri tipi di eventi, come eventi aziendali, congressi, meeting, convention o altri tipi di cerimonie, come battesimi, cresime, feste di fidanzamento, promessa di matrimonio e rinnovo dei voti matrimoniali.
Wedding planner: Il suo ruolo prima, durante e dopo il matrimonio
Il ruolo del wedding planner prima e durante il matrimonio consiste nel guidare gli sposi grazie alla sua esperienza ed alle sue conoscenze: in questo modo è possibile tradurre nella realtà i loro desideri e trovare la soluzione più adatta alle loro esigenze. Anche se si tratta di una professionista esterna, il suo contributo non è mai distaccato e freddo. Al contrario riesce a coinvolgere attivamente la coppia nelle scelte e, se gli sposi lo desiderano, coinvolge anche le famiglie di origine degli stessi.
Infatti il wedding planner, dopo un primo briefing con la coppia, si occupa di presentare delle proposte in base alle indicazioni e ai desideri degli sposi e al loro budget. Gli sposi possono quindi accettarle, rifiutarle, discuterle oppure chiedere di modificarle. Una volta determinati gli aspetti fondamentali del matrimonio, il professionista passa all'organizzazione vera e propria, contattando i fornitori, la chiesa e il servizio catering o il ristorante a seconda di dove si vuole tenere il ricevimento. L'obiettivo consiste anche nell'ottenere il prezzo migliore garantendo sempre la qualità del servizio e il rispetto dei tempi fissati nei preventivi.
In secondo luogo si riesce ad avere una festa che sia veramente personale e non anonima senza stress e assicurando un notevole risparmio di tempo e denaro. Proprio per questo motivo molto spesso gli sposi chiedono alla wedding planner di essere presente al matrimonio e al ricevimento successivo. In questo modo la l’organizzatrice è sempre a disposizione per risolvere tempestivamente gli inconvenienti che possono verificarsi all'ultimo minuto.
Infine anche una volta terminato l'evento può svolgere un ruolo attivo e importante nel caso in cui sorgano problemi con i fornitori. Di conseguenza questa figura si pone come mediatore per affrontare queste difficoltà nel modo migliore possibile e in tempi rapidi.
Quanto tempo prima CONTATTARE una wedding planner
La wedding planner va contattata con un certo anticipo, anche se i tempi sono in genere ridotti rispetto a quelli necessari per organizzare il proprio matrimonio da soli.
Si può anche pianificare l'evento soltanto in un mese, a patto che si desideri un evento molto semplice. Questa soluzione è adottata in genere da alcuni stranieri che vogliono sposarsi in Italia senza un gran numero di invitati, oppure, al contrario, da italiani che si recano all'estero per le nozze. In questo caso il wedding planner si occupa anche della parte amministrativa (ad esempio il rilascio di visti e documenti) e di prendere gli accordi con l'agenzia di viaggi.
Comunque bisogna tenere a mente che un mese è un periodo di tempo estremamente ridotto per organizzare un matrimonio e quindi il risultato finale sarà senza molte pretese oppure un evento raccolto, con pochi invitati e dove si punta su pochi e selezionati dettagli per rendere la cerimonia unica e personale.
Quindi è bene rivolgersi alla wedding planner almeno 6 mesi prima dell'evento perché questa tipologia di professionista si caratterizza per una tabella di lavoro scadenzata e dalle tempistiche dettagliate e precise.
Se si vuole un matrimonio da favola, comunque, la raccomandazione è di prendere contatti con la wedding planner con un anno di anticipo. Maggiore è il tempo a disposizione, minore saranno lo stress e le ansie e più sicuro il successo. La difficoltà più grande consiste nella scelta della chiesa e della location per i festeggiamenti, cioè gli elementi fondamentali della logistica. Ville, castelli, dimore storiche, cascine e ristoranti a volte presentano una limitazione minima e massima di invitati, mentre in altri garantiscono una maggiore flessibilità. In secondo luogo bisogna tenere in considerazione lo stile che si vuole dare alle nozze, il budget che si è disposti a spendere e la data del matrimonio stesso. Infatti se la cerimonia si svolge in un periodo di alta stagione (maggio, giugno e settembre), specialmente in un fine settimana (venerdí sera incluso), occorre prenotare la location con largo anticipo. Quelle più famose e apprezzate possono avere anche liste di attesa di un anno. Di conseguenza, se anche la wedding planner non è stata contattata in tempi ragionevoli, si sarà costretti a limitare le proprie richieste e ripiegare in una soluzione che non vi soddisfa a pieno.
Come scegliere una wedding planner
La scelta della wedding planner deve essere fatta in maniera attenta e scrupolosa, tenendo in considerazione diversi elementi.
Innanzitutto bisogna stabilire il proprio budget e avere le idee chiare sul matrimonio che si vuole realizzare. Solo in questo modo la wedding planner può dare stile e una nota molto personale all'evento.
In secondo luogo è bene confrontare quali sono i servizi offerti dal professionista.
Alcuni si occupano dell’organizzazione completa del matrimonio, che comprende l'intera progettazione e regia dell'evento. Gestisce i rapporti con i fornitori e il servizio catering, prenota la location, organizza gli allestimenti e le decorazioni del matrimonio, coordina tutte le fasi della cerimonia e aiuta nel disbrigo delle pratiche burocratiche e amministrative relative alla promessa di matrimonio, al matrimonio religioso e al matrimonio civile.
Altri wedding planner, invece, svolgono soltanto una funzione di consulenti, coordinatori dell'evento oppure di assistenza di fornitori, proponendo alla coppia una selezione dei migliori sul mercato.
Infine altri professionisti si sono specializzati nell'ambito delle decorazioni artistiche e della personalizzazione delle location grazie a dettagli esclusivi che rendono unico l'evento.
A questo punto si deve effettuare una ricerca su quali siano i migliori wedding planner della zona, facendo riferimento ai portali dedicati al matrimonio come Eventonic.it dove si possono trovare suddivisi per provincie e range di prezzo. Le recensioni degli altri utenti che si sono già rivolti ai singoli professionisti sono molto utili per essere sicuri del rispetto dei tempi e del budget prefissati. Una volta selezionata una rosa limitata di nomi è bene contattare i singoli professionisti per un colloquio conoscitivo: è importante organizzarsi in anticipo.
Un aspetto da considerare è l'esclusività, cioè il fatto che la wedding planner sia disponibile per l'intera giornata del matrimonio e non debba presenziare nella stessa data a più eventi. Si tratta di un elemento fondamentale nel caso in cui si opti per il servizio completo. Il colloquio conoscitivo serve per capire quali siano i servizi offerti e il modo di approccio al matrimonio, così da sapere come lavora la wedding planner e come coordina le varie fasi dell'evento. Al tempo stesso si forniscono tutte le informazioni sul tipo di matrimonio che si vuole realizzare, lo stile, il numero di invitati e la location desiderata.
Fin dal primo momento si deve instaurare una buona relazione con il wedding planner perché la collaborazione è fondamentale per la riuscita della cerimonia. A questo punto la wedding planner propone un planning che stabilisce precisamente i tempi e i fornitori da contattare.
Occorre verificare come si calcola il costo della wedding planner e se è prevista una commissione per questa professionista sui servizi dei fornitori. Inoltre il preventivo deve indicare tutte le voci di spesa in maniera definita, compresi gli eventuali extra. Si consiglia di confrontare almeno 4 preventivi per verificare il rapporto qualità/prezzo e il livello del servizio proposto.
Wedding planner: quanto costa?
Il costo di una wedding planner dipende dal metodo usato per calcolare la sua parcella. Può essere una commissione su ogni singolo servizio effettuato, rappresentare una percentuale del budget stabilito (fino al 20%) oppure essere un importo che non rientra nel budget nuziale. Al tempo stesso i costi variano a seconda del fatto che si richieda una consulenza completa o una parziale e del tipo di servizio richiesto. Inoltre i professionisti possono proporre listini variabili e pacchetti matrimoniali che coprono soluzioni differenti.
La spesa per una consulenza completa con presenza del wedding planner al matrimonio va da 1.600 a 2.000 euro. Ad esempio un planning che include consulenza, catering per 100 invitati, servizio fotografico e allestimento floreale costa circa 10.000 euro. Proprio per questo motivo i wedding planner possono guadagnare cifre variabili. A seconda della tipologia di matrimonio che si sta organizzando il corrispettivo va dai 1.000 euro ai 75.000 euro nel caso di un luxury wedding e cerimonie extra lusso.
Il guadagno dei professionisti dipende dall'esperienza e dal numero di fornitori che si deve contattare per organizzare il planning. Infatti avere esperienza sul campo consente di avere fornitori fidelizzati e una base clienti soddisfatta che può crescere con il tempo e alimentare il passaparola. Al tempo stesso avere stretti rapporti con i fornitori permette di avere prezzi di favore e quindi un indice di soddisfazione più alto tra i clienti e un aumento delle commesse.
In secondo luogo, se la wedding planner viene pagata con una commissione sui servizi dei fornitori con cui si prendono accordi, si ottiene un maggiore guadagno quando si ha a disposizione una fitta rete di contatti. Da questo punto di vista è fondamentale la capacità di stringere legami con clienti e fornitori, comunicare le proprie conoscenze e farsi conoscere, così da diventare un punto di riferimento per l'organizzazione dei matrimoni.
In genere i wedding planner che operano nelle grandi città propongono prezzi più elevati, ma in questo caso si ha una maggiore concorrenza ed è necessario sapersi distinguere dagli altri operatori del settore.
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Wedding planner famosi
Come per ogni professione anche nell'ambito della pianificazione delle nozze esistono alcune figure famose di riferimento che vengono prese come fonte di ispirazione.
Uno dei wedding planner più famosi al mondo è David Tutera: nominato Best Celebrity Wedding Planner dalla rivista Life and Style magazine, in 20 anni di attività ha organizzato i matrimoni di Elton John, Jennifer Lopez e Tommy Hilfigeri. Inoltre sono opera sua nozze entrate nella storia di Hollywood, come quello della presentatrice TV Star Jones e dell’attrice Shannen Doherty.
Anche l'inglese Sarah Haywood si è specializzata nell’organizzazione di matrimoni di altissimo livello, come quello tra il principe William e Kate Middleton. Considerata una delle wedding planner più influenti al mondo, è stata premiata con il Business Icon.
Invece Preston Bailey, wedding planner statunitense di origini panamesi e con oltre 30 anni di esperienza, è famoso per le sue progettazioni ispirate alla natura e per aver organizzato il matrimonio di Donald Trump con con Melania Knauss. Altri suoi clienti sono stati Jennifer Hudson, Catherine Zeta-Jones e Michael Douglas, Jennifer Hudson e Donna Karan.
Un'altra star del settore wedding planner è Colin Cowie: nato in Zambia e cresciuto in Sud Africa, lavora da oltre 25 anni in questo ambito negli Stati Uniti. Apprezzato interior designer, ha curato ambientazioni scenografiche per le nozze di numerose star di Hollywood, come Demi Moore, John Travolta e Nicole Kidman. È spesso ospite di The Today Show (trasmesso dalla NBC), The Oprah Winfrey Show e The Ellen DeGeneres Show.
Invece in Italia i wedding planner più famosi sono Angelo Garrini (fondatore e titolare dello studio Angelo Garini - Garini Immagina) e Anna Frascisco.
Angelo Garrini si definisce un "architetto dei sogni" e si e specializzato nella realizzazione di matrimoni esclusivi ed eclettici in località scenografiche, ricche di significati ed atmosfera. Presente in munerose città (Milano, Napoli, Genova, Verona, Ascoli Piceno, Catanie e Lecce), si avvale della collaborazione di professionisti seri e qualificati.
Invece l'approccio di Anna Frascisco si basa sullo studio attento di ogni minimo dettaglio, così da avere un'organizzazione che non lasci nulla al caso. Considerata un'esperta del problem solving e una delle migliori wedding planner di Milano, ha realizzato matrimoni esclusivi sia per personalità di spicco che per coppie meno famose. Si ricordano, ad esempio, le nozze di Brice Martinet, facente parte del cast 2015 L’Isola dei Famosi.
Cira Lombardo viene considerata una vera e propria event creator. Si tratta di un punto di riferimento del settore wedding non soltanto a Napoli, ma su tutto il territorio italiano e all'estero. Infatti riesce a gestire e organizzare matrimoni anche per coppie italiane che vogliono sposarsi all'estero e stranieri che desiderano convogliare a nozze in Italia grazie al continuo aggiornamento sulle ultime tendenze.
Infine Enzo Miccio è stato uno dei primi a introdurre la figura del wedding planner in Italia. Nel corso degli anni ha visto questo professione passare da un ruolo di nicchia a un elemento sempre più presente nei matrimoni di qualunque livello. Oggi Enzo Miccio viene considerato il wedding planner italiano per eccellenza e l'arbitro indiscusso dell'eleganza e del buongusto in questo settore. Nella sua carriera si è occupato dei matrimoni più esclusivi e di numerosissime nozze internazionali. Questa specializzazione gli ha consentito di ampliare le proprie conoscenze e di confrontarsi con culture diverse. Proprio per questo motivo i matrimoni organizzati da questo wedding planner si basano su un tema o uno stile che consentono di raccontare una storia.
