Come organizzare un convegno

Scritto da Eventonic.it. Pubblicato in Consigli per organizzare eventi

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Il convegno (o meeting nell’accezione moderna) è un evento rivolto a un gruppo di persone che partecipano alla manifestazione per perseguire una serie di interessi. Questi possono essere di natura accademica, aziendale, economica ma anche per semplice curiosità o, come avviene in molti casi, l’interesse di fondo consiste nell’ottenere punteggi che verranno computati nel curriculum vitae.

Un esempio sono i convegni organizzati dai vari ordini professionali che attribuiscono, a seguito della partecipazione all’incontro, un numero di punteggi idoneo alla carriera dei partecipanti.

Se da un lato il comparto medico è forse quello che sembra organizzare manifestazioni di vario genere (le cui finalità possono essere molteplici: pensa alla scoperta di una cura o all’intuizione circa le cause di una malattia), categorie professionali differenti fanno del convegno uno strumento di promozione della propria attività: è il caso dei meeting organizzati per mettere in comunicazione investitori e start upper, oppure dei convegni rivolti a giovani manager e ad imprenditori che si accingono a guidare un’impresa.

L’organizzazione di un convegno richiede adeguate conoscenze nel comparto delle Pubbliche Relazioni: la buona riuscita dell’incontro dipende da numerosi fattori. E’ necessario trovare sponsor e media partner che pubblicizzino il convegno, scegliere un luogo d’incontro che possa essere strategico, definire una data che consenta agli interessati partecipare, individuare i relatori adeguati per gli interventi.

Molto spesso si affida l’organizzazione ad un’agenzia specializzata in Public Relation, il cui compito consisterà, in prevalenza, nell’occuparsi della parte pratica scegliendo la sede del meeting, i canali di comunicazione, le hostess e gli steward che assisteranno i partecipanti durante la giornata lasciando a te il compito più importante: quello di definire il fulcro dell’incontro.

Certamente gran parte del lavoro sarà snellito grazie alle competenze delle varie agenzie ma dovrai comunque definire in un briefing con l'agenzia elementi come gli obiettivi, il programma del giorno, gli ospiti e gli argomenti da trattare durante la discussione.

Non sarà un lavoro semplice, soprattutto se l’obiettivo da raggiungere sarà attirare il maggior numero di partecipanti. Basterà giocare d’anticipo, invece, per avere sotto controllo ogni aspetto organizzativo trasformando il convegno in una manifestazione di alto livello.

Ed allora, come organizzare un convegno?

COME ORGANIZZARE UN CONVEGNO [Sommario]

COME ORGANIZZARE UN CONVEGNO A PAGAMENTO
COME ORGANIZZARE UN CONVEGNO INTERNAZIONALE
COME COORDINARE GLI INTERVENTI
COME TROVARE SPONSOR E MEDIA PARTNER
COME RIPRENDERE UN CONVEGNO
COME PUBBLICIZZARE UN CONVEGNO
COME GUADAGNARE ORGANIZZANDO UN CONVEGNO

Come organizzare un convegno a pagamento

La quota di iscrizione per la partecipazione ad un convegno ha lo scopo di contribuire alle spese sostenute per la sua organizzazione. D’altronde se il partecipante intende ascoltare un’esposizione autorevole proveniente da un professionista di fama deve pur essere in grado di cooperare con una minima cifra.

La maggior parte dei convegni sono a pagamento: che siano essi indirizzati a categorie del settore o aperti a tutti, la quota di iscrizione serve a determinare anche il numero massimo di partecipanti: Infatti, come spesso accade, quando un meeting è a numero chiuso si consente la partecipazione di coloro che hanno provveduto al versamento della quota.

Se organizzi un convegno a pagamento considera questi due fattori:

1) che la quota di partecipazione sia uguale per tutti, a meno che non prevedi tariffe speciali per alcune categorie particolari o differenze di prezzo per chi si iscrive con anticipo entro una certa data.

2) che le modalità di pagamento consentano ai partecipanti di scegliere il metodo migliore. Puoi subordinare l’iscrizione a seguito di un bonifico, puoi creare un form su un sito ad hoc dove inserire i dati di una carta di credito, puoi procedere anche con innovative tecniche come quella di paypal che permette di trasferire denaro anche dal cellulare determinando tu stesso la cifra.

Nel momento in cui pubblicizzerai l’evento ricorda di inserire le informazioni necessarie su quote d’iscrizione e metodi di pagamento, fornendo un numero ed un’e-mail di contatto per qualsiasi delucidazione.

Come organizzare un convegno internazionale

convegno internazionale

Sei intenzionato ad organizzare un convegno internazionale? Un progetto di stretta rilevanza richiede poco impegno e pochi problemi da risolvere mentre un evento che coinvolga gente da tutto il mondo comporta una maggiore pianificazione dei dettagli. Sappi che il primo fattore da considerare è quello di prestare particolare attenzione alle differenziazioni che si creeranno dalla partecipazione di persone non residenti in Italia e non mancheranno inconvenienti che potrebbero far saltare l’intero meeting.

Fra i vari aspetti che si presenteranno alcuni richiedono uno sforzo in più, per cui:

dovrai avvalerti dell’aiuto di interpreti qualificati che siano poliglotti e possano tradurre le informazioni provenienti dal dibattito. I traduttori non faranno solo parte dei relatori, ma dovranno essere presenti anche fra lo staff che si occuperà dell’accoglienza dei partecipanti;
dovrai scegliere una sede strategica, facilmente raggiungibile con l’aereo (meglio evitare voli con scalo) o con il treno e che sia adeguatamente fornita dei servizi essenziali (taxi, autonoleggio, ecc…);
la sala congressi non dovrà distare molto da alberghi e pensioni, per permettere agli invitati di raggiungere comodamente il luogo di pernottamento;
fra i relatori sarebbe interessante invitare qualcuno di fama internazionale che sia notoriamente conosciuto e riscuota consensi in molte nazioni,
le spese saranno maggiori ma potrai avvalerti di sponsor che operano su mercati a livello internazionale;
accertati se siano necessari eventuali permessi per la circolazione dei mezzi e l’occupazione degli spazi pubblici al fine di evitare inconvenienti con le forze dell’ordine e i residenti.

Anche la pubblicizzazione del convegno deve essere studiata affinché raggiunga stakeholders di tutto il mondo e possa essere canalizzata in maniera ottimale su riviste, siti internet e social network.

Come coordinare gli interventi

Gli interventi rappresentano il fulcro di un convegno. A presenziare potranno essere professionisti del settore, personalità di spicco a livello sociale, uomini afferenti alla sfera politica, docenti, scrittori ma anche vip qualora essi siano in qualche modo coinvolti negli argomenti trattati. Un esempio fra tutti potrebbe essere un noto imprenditore che racconta l’iter percorso per raggiungere il successo oppure un attore che interverrà raccontando esperienze legate alla sua carriera.

In altre parole l’individuazione e la partecipazione dei relatori rappresenta un’ottima pubblicità per il convegno potendo attirare un numero maggiore di partecipanti, soprattutto se paganti. Garantire la presenza di figure importanti che interverranno durante il dibattito significa offrire l’opportunità agli interessati di confrontarsi direttamente con i relatori dato che, a conclusione del convegno, è consuetudine lasciar la parola al pubblico.

Gli interventi andranno coordinati per consentire ai relatori di avere il loro spazio durante la discussione: ciò che dovrà essere evitato sarà trasformare il convegno in un evento noioso.

Ovviamente saranno individuati uno o più argomenti che andranno trattati in maniera poliedrica. E’ questo infatti lo scopo del convegno, ossia affrontare un tema principale coinvolgendo differenti punti di vista e, in questo modo, l’attenzione dei partecipanti verrà stuzzicata riuscendo ad accontentare tutto il pubblico.

In esso potrebbe esserci un soggetto che presenzia al meeting per semplice curiosità, il simpatizzante a livello politico, l’economista che cerca spunti per il suo nuovo libro e, in quasi tutte le occasioni, il giornalista che argomenterà sul convegno.

E’ importante lasciare un segno positivo sui partecipanti perché ricorda che il pubblico è un canale pubblicitario molto efficace che sfrutta i feedback per commentare l’esperienza.

La durata di un convegno non supera generalmente i 2 - 3 giorni soprattutto quando le tematiche affrontate offrono spunti differenti. L’incontro può ridursi anche solo mezza giornata concentrando le informazioni più importanti nella prima ora del dibattito. Ricorda che il mattino è il momento in cui si acquisiscono più informazioni riuscendo ad ottenere l’attenzione necessaria per l’esposizione dei relatori.

Quindi, dopo aver salutato i partecipanti ed introdotto l’argomento (in poco meno di dieci minuti, meglio se prossimi ai cinque), sarebbe buona norma lasciare la parola al relatore che offre maggiori informazioni, riservandogli il tempo necessario per argomentare in maniera chiara, esaustiva e sintetica.

Intervalla l’esposizione con relatori che trattano la tematica differentemente per coinvolgere tutto il pubblico ed alternare con lo stile espositivo: devi sapere che l’ars oratoria non è una dote comune e se qualcuno riesce ad intrattenere, qualcun altro ha il dono di far addormentare gli ascoltatori.

Un buon modo per coinvolgere tutti è utilizzare slide e proiezioni. L’idea è quella di mettere in moto non solo l’udito ma anche la lettura; la vista è forse l’organo sensoriale che riceve maggior impulso dalle attività di tutti i giorni ed è quello capace di favorire maggiore attenzione e concentrazione.

Quante volte avrai assistito ad un dibattito dove si è solo parlato? Non hai avuto la tentazione di aprire lo smartphone e fare una partita a Candy Crash? Bene, è proprio questo l’effetto da prevenire, a maggior ragione se desideri trarne pubblicità per i prossimi meeting.

Se il convegno dura più di un giorno, suddividi gli interventi in quattro parti: anche i relatori dovranno alternarsi invitando professionisti diversi che presenzieranno o di mattina, o di pomeriggio.

Un buon escamotage per inchiodare il pubblico alle sedie è lasciare la parola al personaggio più importante solo verso la fine dell’incontro. A lui sarà riservato il momento in cui dovranno essere esposte considerazioni personali e aneddoti di vita, fungendo da punto di congiunzione fra conclusione del dibattito e interazione con il pubblico. In quest’ultimo caso, infatti, i partecipanti saranno ben lieti di presentare domande che potranno integrare ulteriormente le tematiche.

Come trovare sponsor e media partner

Un evento non si organizza senza fondi destinati principalmente all’affitto della sala e alla retribuzione di uno o più relatori. Posto che ti occuperai dell’intera organizzazione senza fare affidamento a partner esterni avvertirai ad un certo punto la necessità di trovare qualche sponsor che finanzierà, almeno in parte, il tuo progetto. Non puoi sobbarcarti tutte le spese o indebitarti per un evento, perché pur trattandosi di un meeting a sfondo benefico dovrai comunque razionalizzare i costi. E non tutti sono razionalizzabili.

Individuare uno o più sponsor non è semplice: bisognerà trattare con le aziende che potrebbero essere interessate dal progetto, ricordando che nessuno ti da niente per niente. Uno sponsor cerca visibilità e prediligerà quei convegni dove parteciperanno, ad esempio, potenziali investitori o uomini d’affare. Inoltre l’azienda promotrice punterà sulla pubblicità, che dovrai inserire sulle brochure, sugli inviti e, cosa fastidiosa, anche durante la proiezione delle slide. Dovrai scendere a patti soprattutto se ti aspetti lauti finanziamenti che ti permetteranno di organizzare un evento importante. Dovrai selezionare le aziende che operano nel medesimo settore del convegno e decidere se coinvolgere attività locali o che operano in mercati più ampi.

Se lo sponsor dovesse rivelarsi una strategia perdente, perché non tentare la strada del crowdfunding raccogliendo fondi dal pubblico dei social? Anche in questo caso dovrai garantire loro un tornaconto non necessariamente economico. Il crowdfounding, infatti, rappresenta una raccolta fondi per sostenere un progetto o un’idea e se intendi far leva sui potenziali sostenitori potrai sempre garantirgli un biglietto gratuito al tuo evento.

Altro problema sono i media partner, ossia coloro che contribuiranno alla comunicazione ed alla pubblicizzazione del convegno. Tutto dipenderà dalla rilevanza del meeting e dalle tematiche affrontate, oltre all’intenzione di coinvolgere personaggi di un certo spessore o di fama internazionale. Maggiore sarà l’importanza del progetto, più grande sarà la necessità di individuare collaborazioni strategiche che ti consentiranno di raggiungere un pubblico vasto utilizzando le tecniche più adeguate.

Come riprendere un convegno

come riprendere un convegno

L’evento ha una sua rilevanza sia a livello professionale che sociale e, pur non trattando tematiche comuni a tutte le persone, rimane sempre un punto di riferimento per accrescere le proprie conoscenze. Se l’organizzazione è il lavoro che richiede maggior sforzo ed uno spiccato senso della praticità, sicuramente vorrai gustare i frutti del tuo impegno utilizzando i momenti più belli per sponsorizzare il prossimo evento.

Per fortuna oggi esistono numerosi strumenti che ti permettono di immortalare ciascun attimo: dallo smartphone ad elevata risoluzione per giungere alle videocamere indossabili è possibile riprendere a 360 gradi tutto quello che succederà nel tuo meeting.

Puoi affidare il compito ad un esperto del settore che saprà catturare i momenti suggestivi offrendoti un prodotto di qualità, oppure essere social e sfruttare gli scatti dei partecipanti. Pensaci bene. Oggi, grazie a social network come Instagram, ognuno ha l’opportunità di condividere fotografie ad una comunità vasta di follower .

L’efficacia dei social è proprio quella di eliminare le barriere create dai confini e dalla cultura trasmettendo una serie di informazioni semplicemente con un click.

Quasi sicuramente il pubblico del convegno porterà con se uno smartphone, a maggior ragione se l’evento sarà presenziato da personaggi di spicco. Qualcuno scatterà foto, qualcun altro effettuerà qualche ripresa che sarà postata successivamente su blog o social network.

Puoi, per l’occasione, creare un hashtag sulle maggiori piattaforme invitando tutti i partecipanti a postare i loro scatti. Potrai valutare tu stesso l’indice di gradimento del convegno leggendo i commenti e avrai maggiore visibilità grazie alla viralità dei sociali. Riuscirai ad ottimizzare la pubblicità promuovendo l’evento facendo leva sul tuo stesso pubblico.

Come pubblicizzare un convegno

L’argomento della pubblicità è forse quello più difficile da affrontare. E’ vero, basterebbe utilizzare i social e qualche locandina per rendere pubblico l’evento ma è necessario considerare un fatto importante: a chi è rivolto l’incontro? Quale pubblico andrà coinvolto? Individuate le risposte sarà possibile costruire la pubblicità, utilizzando i canali adeguati ed un linguaggio comune ai soggetti interessati.

In altre parole non si possono utilizzare i social network per un meeting che tratterà argomenti di medicina, mentre Facebook può rivelarsi un’ottima strategia per coinvolgere start upper, imprenditori e liberi professionisti. Un convegno a sfondo letterario può sfruttare gli spazi pubblicitari offerti dagli e-store specializzati nella vendita di libri, allo stesso modo dei blog che vantano una visibilità maggiore in quel contesto.

Una nuova tendenza è proprio quella di affidare al blogger la pubblicizzazione dell’evento che sarà oggetto di trattazione in uno o più post, ma se la parte pubblicitaria dovesse rappresentare ostica rimane sempre possibile optare per la strada delle agenzie specializzate in promozione e comunicazione. Queste operano in contesti come il marketing ed hanno le strumentazioni adeguate per diffondere capillarmente ogni tipo di informazione.

Dalle e-mail alla creazione di banner, dai partner nazionali ed internazionali per giungere all’utilizzo del linguaggio SEO la scelta di un’agenzia pubblicitaria non è solo strategica: è efficace.

Come guadagnare organizzando un convegno

Il guadagno percepito dall’organizzazione di un convegno viene valutato in percentuale e a seconda dell'esperienza nel settore. In molti differenziano lo stipendio percepito dal dipendente di un’agenzia di eventi dal profitto di un free lance che può raggiungere, in questo caso, cifre a tre zeri anche solo per un meeting. Ovviamente tutto dipende dall’entità del progetto e dalle spese affrontate e se ti venisse affidato il compito di pianificare un convegno puoi sempre calcolare il tuo compenso su base percentuale, oscillando i parametri fra un minimo del 10% ad un massimo del 20%.

Potrebbe capitarti di organizzare la promozione del tuo libro o il lancio di un prodotto da te progettato ed in questo caso ti orienterai su un convegno gratuito che non prevede alcuna quota di partecipazione. Potresti trarre guadagno vendendo i tuoi scritti a conclusione del dibattito oppure avendo la fortuna di fare affari con qualcuno interessato alla tua idea. Se i guadagni iniziali sono irrisori non demordere: la perseveranza e la costanza caratterizzano un organizzatore di eventi.